Відшкодування комунальних витрат орендарем: оформлення та особливості

Орендодавці, які несуть витрати на утримання нерухомого майна, зазвичай отримують відповідну компенсацію від компаній-орендарів, оскільки останні часто не мають можливості укладати прямі договори з постачальниками комунальних послуг (або це є недоцільним). Розглянемо, як правильно визначити та оформити порядок і умови відшкодування комунальних витрат орендарем.

---

ДОГОВІР ОРЕНДИ ТА ОРЕНДНА ПЛАТА

Насамперед, варто нагадати диспозиції сторін орендних правовідносин, які визначені чинним законодавством. Так, відповідно до ст. 759 Цивільного кодексу України (ЦКУ), за договором найму (оренди) наймодавець передає або зобов’язується передати наймачеві майно у володіння та користування за плату на певний строк. Нагадаємо, що орендні правовідносини між орендодавцем та орендарем обов’язково мають бути оформлені відповідним договором оренди. При цьому предметом договору найму (оренди) може бути річ, яка визначена індивідуальними ознаками і зберігає свій первинний вигляд у разі неодноразового використання, тобто неспоживна річ. Відповідно до ст. 284 Господарського кодексу України (ГКУ), істотними умовами договору оренди є:

• об’єкт оренди (склад і вартість майна з урахуванням її індексації);
• строк, на який укладається договір оренди;
• орендна плата з урахуванням її індексації;
• порядок використання амортизаційних відрахувань;
• відновлення орендованого майна та умови його повернення або викупу.

За користування майном із наймача справляють плату, розмір якої встановлюють у договорі найму. Якщо розмір плати не встановлений договором, його визначають, зважаючи на споживчу якість речі та інші обставини, які мають істотне значення (ст. 762 ЦКУ).

Своєю чергою, ст. 286 ГКУ визначає орендну плату як фіксований платіж, який орендар сплачує орендодавцеві незалежно від наслідків своєї господарської діяльності. Розмір орендної плати може бути змінений за погодженням сторін, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

Таким чином, основним предметом договору оренди є встановлення розміру орендної плати за користування майном.

УКЛАДЕННЯ ОКРЕМОГО ДОГОВОРУ

Під час експлуатації будь-якого приміщення не обійтися без споживання комунальних послуг та послуг, пов’язаних із його обслуговуванням і утриманням. У зв’язку з цим варто звернути увагу, що, згідно зі ст. 1 Закону України «Про житлово-комунальні послуги» від 09 листопада 2017 року № 2189-VIII:

Відшкодування (компенсація) витрат від орендарів за своєю суттю є складовою вартості послуги з оренди майна. На практиці в Україні не так багато орендарів самостійно укладають договори на споживання комунальних послуг, оскільки це може бути доцільно, наприклад, в разі оренди цілісних майнових комплексів, великих торговельних центрів чи виробництв. Здебільшого орендарі орендують одне чи кілька приміщень під організацію офісу, магазину, точки продажу чи невеликого виробництва. За таких обставин укладання прямих договорів не є доцільним — краще і простіше компенсувати комунальні витрати безпосередньо орендодавцю.

Отже, якщо орендар здійснює відшкодовування орендодавцю його витрат на оплату комунальних послуг за майно, яке передане в оренду, то порядок розрахунку їх вартості та їх оплати (компенсації) може бути визначено одним із двох способів:

• в тексті договору оренди;
• в окремому документі.

Варто зазначити, що ЦКУ не вимагає від сторін договору оренди фіксації безпосередньо в цьому договорі порядку компенсації вартості комунальних послуг та інших витрат. Тому в разі оренди нерухомості умови щодо відшкодування орендарем комунальних послуг та інших витрат можуть погоджуватись як безпосередньо в тексті договору оренди, так і в окремому документі. Це, наприклад, може бути договір про відшкодування витрат орендодавця на утримання орен-дованого майна та надання комунальних послуг орендарю (далі — договір про відшкодування витрат) (додаток).

ЩО І ЯК ВІДШКОДОВУЄТЬСЯ

Найбільш поширеним видом відшкодування є так звана «комуналка». Зазвичай сюди входить компенсація:

• спожитої орендарем електроенергії;
• водопостачання, газопостачання, водовідведення, опалення;
• прибирання території, вивозу сміття.

Крім цього, залежно від об’єкта оренди орендар може користуватися послугами охорони, зв’язку, паркінгом тощо. Саме з вартості цих та деяких інших послуг і складаються експлуатаційні витрати з утримання будинків, споруд та прибудинкових територій.

У договорі про відшкодування витрат орендарем комунальних та інших витрат необхідно передбачити, що орендодавець зобов’язується забезпечити надання орендареві певний перелік комунальних послуг. Такий перелік може також бути додатком до цього договору.

Своєю чергою, орендар зобов’язується оплатити спожиті послуги на умовах і порядку, визначених договором. При цьому уся необхідна інформація щодо відшкодування (компенсації) повинна бути детально викладена в договорі, з вказівкою, на підставі якого документа та в які терміни орендар повинен здійснювати розрахунок з орендодавцем.

Як правило, вартість послуг, що підлягає компенсації, розраховується безпосередньо орендодавцем та після узгодження оплачується орендарем на підставі виставленого рахунку. Факт отримання послуг з оренди приміщення та споживання комунальних послуг (наприклад, за місяць) за домовленістю сторін також можна фіксувати у відповідному акті.

ЯК РОЗРАХУВАТИ РОЗМІР ВІДШКОДУВАНЬ?

На практиці вартість комунальних послуг визначають здебільшого за даними лічильників, а вартість послуг з утримання орендованого приміщення — відповідно до загальної площі. За відсутності лічильників вартість комунальних послуг обчислюють також розрахунково залежно від наявності, кількості, потужності, часу роботи електроприладів, систем тепло- і водопостачання, каналізації, а в неподільній частині — пропорційно розміру загальної площі, яку орендують.

Витрати, пов’язані з утриманням приміщень, зокрема прибирання коридорів, туалетних приміщень, ліфтів, дезінфекція, вивезення сміття, поточний ремонт приміщень загального користування тощо розраховуються також пропорційно орендованій площі.

Варто зазначити, що перелік витрат орендодавця залежатиме в кожному випадку від конкретного об’єкта оренди і, відповідно, не може бути вичерпним. Наприклад, на практиці доволі складно розподілити витрати на послуги інтернет-провайдера, оскільки достовірно визначити кількість використаного орендарем трафіка не завжди можливо. Як варіант, можна ділити вартість інтернет-послуг на кількість їх споживачів або ж розподілити плату за інтернет, керуючись наявною кількістю пристроїв, що перебувають у користуванні.

У будь-якому разі під час розрахунку відповідні служби (працівники) орендодавця мають брати до уваги лише фактично спожиті послуги та фактичні витрати. Цей розрахунок має бути підтверджений відповідними документами (зокрема бухгалтерськими). Такий підхід унеможливить виникнення будь-яких непорозумінь між орендодавцем та орендарем щодо оплати спожитих комунальних та інших послуг і гарантуватиме орендодавцеві їх повну компенсацію орендарем.

Наприкінці зазначимо, що універсальної формули для проведення розрахунків за спожиті комунальні послуги немає, і кожен із розрахунків слід проводити з огляду на конкретні обставини, що складаються під час орендних правовідносин.