Відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), під час працевлаштування працівники зобов’язані разом з іншими документами подавати трудову книжку.

Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника (п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58; далі — Інструкція № 58). Наразі вона ведеться на всіх працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. Якщо працівника вперше приймають на роботу, трудову книжку на нього оформлюють не пізніше п’яти днів з дня прийняття на роботу. У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівникові належно оформлену трудову книжку.

---

Прийняття на роботу без трудової книжки можливе у разі:

• якщо особа працевлаштовується вперше (документ оформлюється роботодавцем);

• зовнішнього сумісництва (документ зберігається за основ-ним місцем роботи);

• укладення цивільно-правового договору (запис до трудової книжки не вносять);

• якщо працівник — вимушений переселенець (дублікат трудової книжки видається за новим місцем роботи).

………………………………………………………………………………….

У період запровадження трудових книжок існував єдиний на той час носій інформації — паперовий. Сучасне ж документування поступово переходить в електронну форму. Стосується це і трудових книжок. Частина працівників та роботодавців уже чекають моменту, коли можна буде відмовитися від паперових документів або звести їх використання до мінімуму.

НОВІ НОРМИ ЗАКОНОДАВСТВА

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 5 лютого 2021 року № 1217-ІХ (далі — Закон № 1217) набув чинності 10 червня 2021 року.

Слід зауважити, що Закон № 1217 не скасовує паперову трудову книжку як документ. Вона так і залишиться в кадровій практиці. Передбачено лише необов’язковість її ведення. Тож не варто поспішати прощатися з паперовою трудовою книжкою.

ПЕРЕХІДНИЙ ПЕРІОД

Перехід на електронний облік трудової діяльності планувався до 10 червня 2026 року. Перехідний період запроваджується для включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб) відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників.

Реєстр застрахованих осіб створено в 2011 році на основі інформаційної бази персоніфікованого обліку в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування згідно із Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 8 липня 2010 року № 2464-VI (далі — Закон № 2464). Це — банк відомостей, створений для ведення єдиного обліку фізичних осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.

Відповідно до п. 4 розділу І Положення про Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою Правління Пенсійного фонду України від 18 червня 2014 року № 10-1 (далі — Положення № 10-1), Реєстр застрахованих осіб формує та веде Пенсійний фонд України (далі — ПФУ).

Електронна трудова книжка: що це?

Законом № 1217 запроваджується облік трудової діяльності працівника в електронній формі, але поняття «електронна трудова книжка» не визначено. Фактично електронна трудова книжка — це відомості про трудову діяльність працівника, які зібрані в єдиній базі — Реєстрі застрахованих осіб — та зберігаються в цифровому форматі.

Електронна трудова книжка — це новий спосіб зберігання інформації про трудову діяльність.

НАДАННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

Згідно з новою редакцією ст. 24 КЗпП, паперова трудова книжка надаватиметься працівником у разі її наявності. Тобто після 10 червня 2021 року працівники подають трудову книжку, якщо вона є.

Якщо працівник не має трудової книжки, він повинен подати документ, що підтверджуватиме трудову діяльність особи, — відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб.

Відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб — це сформовані індивідуальні відомості про застраховану особу. Наразі всієї інформації щодо трудової діяльності в Реєстрі нема.

Інформація з Реєстру застрахованих осіб відповідно до п. 6 розділу V Положення № 10-1 формується та надається, зокрема, за такими формами:

• індивідуальні відомості про застраховану особу (додаток 4 до Положення № 10-1);
• індивідуальні відомості про застраховану особу (додаток 5 до Положення № 10-1);
• дані про трудовий та страховий стаж (додаток 9 до Положення № 10-1).

Сподіваємося, що ПФУ надаватиме довідки щодо відомостей про трудову діяльність.

Отже, працівник може вибирати, що саме надавати роботодавцеві: паперову трудову книжку чи відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб.

ОБЛІК ТРУДОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПРАЦІВНИКА

Облік трудової діяльності працівника, відповідно до Закону № 1217, запроваджується в електронній формі (замість трудової книжки) у Реєстрі застрахованих осіб у порядку, визначеному Законом № 2464.

Порядок обліку трудової діяльності працівника в електронній формі затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084 (далі — Порядок № 1084). Порядок визначає механізм організації обліку трудової діяльності працівника з метою забезпечення ведення єдиного обліку застрахованих осіб у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування та їх ідентифікації, накопичення, зберігання та автоматизованої обробки інформації про сплату платниками єдиного внеску і про набуття застрахованими особами права на отримання страхових виплат і порядок надання інформації з Реєстру застрахованих осіб.

У Реєстрі застрахованих осіб на кожну застраховану особу заводиться персональна електронна облікова картка, що складається з кількох частин, до яких включаються:

• відомості про застраховану особу;
• інформація про набуття прав на одержання страхових виплат за всіма видами загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• відомості щодо особливості статусу особи;
• інформація про виплати за всіма видами загально-обов’язкового державного соціального страхування;
• інформація про трудову діяльність особи, у т. ч. за період до 1 січня 2004 року.

ВІДОМОСТІ ПРО ТРУДОВУ ДІЯЛЬНІСТЬ

З 10 червня 2021 року всі відомості про трудову діяльність (про прийняття на роботу, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення) потрібно вносити до Реєстру застрахованих осіб. Порядок і черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок визначає ПФУ за погодженням із Міністерством соціальної політики України.

Пенсійний фонд зберігає інформацію про стаж та заробітну плату всіх громадян України, які офіційно працюють чи працювали. Така інформація міститься в Реєстрі застрахованих осіб. Персоніфікований облік даних накопичений фактично в повному обсязі з липня 2000 року.

Інформація про періоди трудової діяльності до впровадження електронної звітності відсутня. Важливим та необхідним є процес оцифрування паперових трудових книжок. Включення до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється ПФУ на підставі відомостей, переданих через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП).

Сервіс надається застрахованим особам та страхувальникам для введення інформації щодо застрахованих осіб, які перебувають зі страхувальником у трудових відносинах.

Завдяки докладним інструкціям, розміщеним на вебпорталі ПФУ, подання сканованих копій документів є доволі легким та не створює жодних складнощів. Але, щоб скористатися сервісом, потрібно мати КЕП.

Отже, трудові книжки слід відсканувати й передати відскановані копії на портал ПФУ. Важливо розуміти, що йдеться саме про скановані копії трудової книжки.

За роз’ясненнями ПФУ, опрацювання трудової книжки передбачає 2 основних етапи

ДОЛЯ ПАПЕРОВИХ ТРУДОВИХ КНИЖОК

Паперова трудова книжка більше не буде основним документом про трудову діяльність. Вона залишається в кадровій практиці, хоча клопоту зі зберіганням та обліком не буде.

Лише після того як ПФУ внесе до Реєстру застрахованих осіб відомості про трудову діяльність (а не після сканування), роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівникові на руки під підпис (п. 2 розділу «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217).

Де саме зафіксувати факт видачі трудової книжки на руки — покаже час і практика. Одним із варіантів може бути Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27 жовтня 1995 року № 277).

Надалі трудова книжка зберігатиметься у працівника. При працевлаштуванні до інших роботодавців у працівника зберігається право на подальше ведення трудової книжки.

Внесення записів до трудової книжки

Відповідно до нової редакції ст. 48 КЗпП, на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний внести до трудових книжок записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. У такий спосіб законодавець врахував інтереси тих працівників, які не готові до диджиталізації, не довіряють інформаційним технологіям і електронним реєстрам, але традиційно довіряють паперовим документам.

Працівник, якщо матиме змогу подавати паперову трудову книжку, почуватиметься впевненіше, та, якщо виявить бажання продовжити її ведення, роботодавець зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також вносити до паперової трудової книжки відомості про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

У разі користуавання паперовою ТК. Працівник, який має намір користуватися паперовою трудовою книжкою, повинен надавати трудову книжку для внесення до неї усіх записів про трудову діяльність.

У разі відмови від паперової ТК. Працівник, який не бажає заповнювати паперовий варіант трудової книжки, при працевлаштуванні буде подавати відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб, а всі зміни вноситимуться безпосередньо до електронної версії трудової книжки. Отже, паперові трудові книжки збережуться, проте порядок їх ведення зміниться.

Згідно із Законом № 1217, порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України. Тому стежимо за вказівками Уряду щодо цього питання в електронних реаліях сьогодення. А поки керуємося чинною на сьогодні Інструкцією № 58.

ЩОДО ОСНОВНОГО МІСЦЯ РОБОТИ

Відповідно до п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону № 2464:

Звільнення

Відповідно до ч. 1 ст. 47 КЗпП:

Отже, після завершення внесення даних до Реєстру застрахованих осіб у роботодавця зникає обов’язок видавати працівникові трудову книжку, оскільки вона зберігатиметься у працівника. До завершення внесення даних працівника до Реєстру застрахованих осіб в разі його звільнення роботодавець повинен внести належні записи до трудової книжки та видати її працівникові.

СТРАХОВИЙ СТАЖ

Термін «страховий стаж» введено Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 9 липня 2003 року № 1058-IV (далі — Закон № 1058), який набув чинності з 1 січня 2004 року.

Страховий стаж — період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок (абз. І ч. 1 ст. 24 Закону № 1058).

Страховий стаж обчислюється відповідно до вимог Закону № 1058 за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку — на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом.

Нині страховий стаж обчислюється за даними, що містяться в Реєстрі застрахованих осіб, зокрема за внесеними даними про трудову діяльність працівників, а за періоди, за які не внесені дані до Реєстру застрахованих осіб, — у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше.

Джерело: редакція журналу «КАДРОВИК.UA»

……………………………………………………………………………………

БУКВА ЗАКОНУ

Згідно із Законом № 2464-VI, на кожну застраховану особу заводиться персональна електронна облікова картка, яка складається з таких частин:

1

Умовно-постійна частина картки:

• унікальний номер електронної облікової картки;
• номер посвідчення застрахованої особи;
• прізвище, ім’я та по батькові на момент створення електронної облікової картки;
• прізвище, ім’я та по батькові на поточний момент;
• дата народження;
• стать;
• унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія (за наявності), номер і назва документа, що його посвідчує;
• громадянство;
• відцифрований зразок підпису особи;
• відцифрований образ обличчя особи;
• документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство, документ, що посвідчує особу іноземця чи особу без громадянства (паспорт громадянина України, посвідка на постійне проживання або посвідка на тимчасове проживання);
• відомості про освіту (рівень та ступінь освіти, кваліфікація, спеціальність);
• місце проживання;
• номер телефону та адреса електронної пошти;
• відомості про смерть, визнання фізичної особи безвісно відсутньою, оголошення фізичної особи померлою.

2

 Частина картки, що відображає страховий стаж, заробітну плату (дохід, грошове забезпечення), розмір сплаченого єдиного внеску (страхових внесків) та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування:

• реєстраційний номер облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті громадянина України, для яких зазначаються серія (за наявності) та номер документа, що посвідчує особу, з індексом: для осіб з паспортом громадянина України у формі книжечки «БК», для осіб з паспортом громадянина України уформі картки — «Р», для іноземців та осіб без громадянства, які працювали на території України і не мали реєстраційного номера облікової картки платника податків, — «F»);
• рік, за який внесено відомості;
• розмір єдиного внеску за відповідний місяць;
• сума сплаченого єдиного внеску за відповідний місяць;
• професійна назва роботи;
• посада із зазначенням структурного підрозділу;
• відомості про трудову діяльність (про прийняття на роботу, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, складення присяги, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення);
• інформація про основне місце роботи;
• дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• номер списків (розділ, підрозділ) виробництв, робіт, професій, посад і показників, затверджених Кабінетом Міністрів України;
• результати атестації умов праці із зазначенням номера і дати розпорядчого акта;
• повна/неповна зайнятість;
• кількість відпрацьованих застрахованою особою календарних днів (годин) за відповідний місяць, у тому числі в особ-ливих умовах праці, що дають право на пільги;
• інформація про підтвердження набутого особою на боці договірної сторони стажу роботи (страхового стажу) для застосовування накопичення періодів стажу роботи (страхового стажу) відповідно до міжнародних договорів;
• сума виплат (доходу), з якої сплачено страхові внески за відповідний місяць;
• сума призначеної пенсії;
• інша інформація, необхідна для обчислення та призначення страхових виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• інформація про страхові випадки:
• дата страхового випадку;
• вид страхового випадку.

3

Частина картки, що відображає особливості статусу особи:

• інформація про належність особи до ветеранів війни, осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, інших ядерних аварій та випробувань, військових навчань із застосуванням ядерної зброї, студентів, курсантів невійськових закладів вищої освіти, які отримують соціальні стипендії, осіб, які отримують державну допомогу постраждалим учасникам масових акцій громадського протесту та членам їхніх сімей тощо;
• відомості про групу, причину інвалідності (із зазначенням у відповідних випадках нозологічних форм захворювань), строк, на який встановлено інвалідність;
• відомості про батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників та інших законних представників;
• відомості про членів сім’ї, які перебувають на утриманні застрахованої особи, та її дітей;
• відомості про дату виїзду за межі України та дату повернення на територію України;
• інформація про судимість за вчинення кримінального правопорушення у випадках, передбачених законодавством, а також інформація про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю;
• інша інформація, необхідна для обчислення та призначення виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Якщо фізична особа має право на пільги згідно з кількома законами, до реєстру застрахованих осіб включається інформація про всі ознаки такого статусу. У разі якщо фізична особа, яка має і використовує право на пільги на підставі одного із законів України, використовує також своє право на інші пільги як член сім’ї пільговика, який має право на пільги згідно з іншими законами, така фізична особа включається до реєстру застрахованих осіб також як член сім’ї пільговика. Перелік та складові ознак особливостей статусу особи, що включаються до персональної електронної облікової картки, визначаються Пенсійним фондом за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення.

4

Частина картки, що відображає здійснення виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування:

• вид страхової виплати;
• вид соціальної пільги;
• вид соціальної виплати;
• дата, з якої призначено виплату;
• дата початку та закінчення виплати (пільги);
• сума виплати (помісячні суми виплати);
• індексація страхової виплати.

5

Частина картки, що відображає трудову діяльність особи, зокрема за період до 1 січня 2004 року (далі — електронна трудова книжка).

Відомості, зазначені в цьому пункті стосовно періодів роботи та інших періодів, які відповідно до законодавства, що діяло раніше, зараховувалися до стажу роботи та займаних особою посад за період до набрання чинності Законом № 1217, вносяться до даних реєстру застрахованих осіб на підставі трудової книжки особи, а за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній — документів, передбачених порядком підтвердження наявного стажу роботи за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, встановленим Кабінетом Міністрів України. Порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок визначаються Пенсійним фондом за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення. Якщо особа зобов’язана проходити профілактичний медичний огляд, до реєстру застрахованих осіб вноситься інформація про обов’язковість проходження особою такого огляду.

………………………………………………………………………..………..

Персоніфіковані відомості, включені до електронної облікової картки особи, зберігаються протягом усього життя особи, а після її смерті — протягом 75 років.

Інформація, що зазнавала змін, зберігається з відповідною приміткою.