Оформлення службових листів за новим стандартом

Службові листи — це узагальнена назва великої групи управлінських документів, що є основним засобом обміну інформацією юридичних осіб усіх галузей діяльності, рівнів підпорядкування та форм власності між собою, а також із громадянами.

Нагадаємо, що відповідно до Класифікатора управлінської документації (НК 010:2021), затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12 березня 2021 року № 526-21 (далі — КУД), службовий лист має код форми 0101047 в уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації, що є одним з класів управлінської документації.

У документаційному масиві юридичної особи листи зазвичай переважають за кількістю і становлять майже 80 % вхідної та вихідної кореспонденції.

---

Згідно з п. 9 глави 1 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, юридичні особи у межах своєї компетенції можуть надсилати листи під час виконання оперативних зв’язків з органами вищого рівня, функціональними органами, підлеглими та іншими юридичними особами, а також громадянами. А от листування між структурними підрозділами слід уникати і застосовувати усні роз’яснення, вирішення питань по телефону тощо.

Також зазначимо, що листи складають з усіх питань управлінської діяльності юридичних осіб — планування, фінансування, звітності, організації будь-яких видів робіт, встановлення виробничих, наукових, культурних зв’язків тощо. Оскільки листи мають різне призначення, то існує багато видів і різновидів службових листів.

СКЛАД ТА ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ ЛИСТА

Службовий лист юридичної особи має бути оформлений на бланку листа з дотриманням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020). Нагадаємо, що вимоги цього стандарту поширюються на організаційно-розпорядчі документи, зокрема й службові листи, створювані в результаті діяльності усіх юридичних осіб незалежно від їх функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності й форми власності.

Повністю опрацьований службовий лист, який пройшов усі етапи від підготовки проєкту й оформлення оригіналу в юридичній особі — адресанті до виконання і направлення його до справи в юридичній особі — адресаті, максимально може містити такі реквізити, встановлені ДСТУ 4163:2020:

1	2	3
Номер реквізиту згідно з ДСТУ	Назва реквізиту згідно з ДСТУ	Вимоги до змісту реквізитів, встановлені ДСТУ
1	2	3
01	зображення Державного герба України,     зображення Герба Автономної Республіки Крим	дозволено розміщувати на бланках листів державних органів та органів місцевого самоврядування, а також інших юридичних осіб, для яких зазначені органи є органами вищого рівня; розміщують на бланках листів юридичних осіб Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України згідно із законодавством
02	зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг)	відтворювати цей реквізит разом із зображенням Державного герба України не дозволяється, тому його відтворюють на бланках листів лише тих юридичних осіб, які не мають право зображувати державну символіку
03	найменування юридичної особи вищого рівня	вказують тільки на бланку листа підвідомчої юридичної особи у скороченій формі
04	найменування юридичної особи	обов’язково зазначають повне найменування юридичної особи, а за потреби у дужках чи без них додають скорочене, якщо його офіційно зафіксовано у положенні (статуті) про юридичну особу
05	найменування структурного підрозділу юридичної особи	зазначають тоді, коли структурний підрозділ (філія, управління, відділення тощо) є автором службового листа, і при цьому його керівник має право підписувати листи, офіційно зафіксоване у положенні про відповідний підрозділ юридичної особи
06	довідкові дані про юридичну особу	обов’язково зазначають поштову адресу та контактний номер телефону, а за потреби й інші відомості — номери телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо
07	код форми документа	цей реквізит не є обов’язковим. За потреби його визначають згідно з КУД
08	код юридичної особи	визначають за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ)
10	дата документа	проставляють під час реєстрації у день підписання службового листа
11	реєстраційний індекс документа	проставляють разом із датою у день підписання службового листа
12	посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь	проставляють тільки у листі, який надсилають у відповідь на ініціативний лист сторонньої юридичної або фізичної особи
14	гриф обмеження доступу до документа	проставляють лише на листах, що містять інформацію з обмеженим доступом згідно із законодавством
15	адресат	є обов’язковим реквізитом. Адресатами листа можуть бути юридичні особи, їхні структурні підрозділи, конкретні посадові особи, а також громадяни
17	резолюція	проставляють на вхідних листах за результатами розгляду листів керівництвом юридичної особи
18	відмітка про контроль	проставляють на листах, узятих на контроль для забезпечення їх виконання в установлений термін
19	заголовок до тексту документа	є обов’язковим реквізитом, що містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту листа
20	текст документа	є обов’язковим реквізитом, що містить інформацію, заради фіксування якої було створено лист, і стосується того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту листа
21	відмітка про наявність додатків	обов’язково оформлюють у супровідних листах; в усіх інших службових листах — у разі надсилання разом із листами інших видів документів з будь-яким носієм інформації
22	підпис	є обов’язковим реквізитом, що містить найменування посади особи, яка підписує лист (у повній формі, якщо лист надрукований не на бланку, у скороченій — у листі, надрукованому на бланку), її особистий підпис (окрім електронних листів), власне ім’я та прізвище
23	відбиток печатки	обов’язково проставляють у гарантійних листах, в усіх інших службових листах — у разі потреби (переважно тоді, коли зміст листа стосується фінансових питань)
24	віза документа	оформлюють у разі потреби на листах, зміст яких потребує внутрішнього погодження в юридичній особі, яка є автором цих листів
26	відмітка про засвідчення копії документа	оформлюють лише у тому разі, коли з оригіналу листа виготовляють засвідчену копію (для надання цій копії юридичної сили)
27	відомості про виконавця документа	обов’язково зазначають на усіх вихідних листах прізвище, власне ім’я виконавця та номер його службового телефону
29	відмітка про виконання документа	проставляють рукописно на виконаних листах перед підкладенням їх до справи згідно з номенклатурою справ
30	відмітка про надходження документа до юридичної особи	проставляють рукописно або з використанням штам--па, автоматичного нумератора на вхідних службових листах під час їх реєстрації в день одержання
32	відмітка про на--явність при-мірника з папе-ровим (електрон-ним) носієм інформації	у разі створення паперового примірника електронного листа на паперовому примірнику проставляють штрих-код або QR-код, що містить: скорочене найменування юридичної особи, дату реєстрації, реєстраційний індекс

Особливістю оформлення службового листа є те, що на відміну від інших службових документів у ньому не оформлюють реквізитів «Назва виду документа» і «Місце складення документа», адже інформація про місце складення листа міститься в реквізиті «Довідкові дані про юридичну особу».

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ ТА ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ ЛИСТА НА БЛАНКУ

Відповідно до ДСТУ 4163:2020, бланки листа юридичної особи за її вибором можуть бути як кутовими, так і поздовжніми. Саме від цього залежить й місце розташування конкретних реквізитів у листі.

Кутовий бланк	У кутовому бланку постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті аркуша (додаток 1);
Поздовжній бланк	У поздовжньому бланку постійні реквізити розміщують уздовж верхньої частини аркуша (додаток 2).

При цьому будь-який із зазначених видів бланка листа максимально може містити такі постійні реквізити: 01 або 02, 03, 04, 05, 06, 08. Крім того, на бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для змінних реквізитів 10, 11, 12, 15, 17, 18, 19, 20.

На бланках листів юридичних осіб — суб’єктів України, що мають право відповідно до законодавства використовувати мови національних меншин поряд з українською мовою, реквізити 03, 04, 05, 06 друкують українською мовою та мовою національної меншини на одному рівні поздовжнього бланка.

А юридичні особи, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначають двома мовами: ліворуч — українською, праворуч — іноземною. Герби на таких бланках проставляють у центрі верхнього поля. Проте бланки, що містять реквізити, наведені іноземною мовою, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Також нагадаємо, що, згідно з ДСТУ 4163:2020, для виготовлення бланка і оформлення листа можна використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм ´ 297 мм) та А5 (210 мм ´ 148 мм).

Лист, оформлений на бланку або на стандартному аркуші паперу, повинен мати такі поля:

30 мм — ліве; 10 мм — праве; 20 мм — верхнє та нижнє.

…………………………………………………………………………………………………………….

Зображення Державного герба України, Герба Автономної Республіки Крим (01) на кутових бланках розміщують на верхньому полі над серединою рядків із найменуванням юридичної особи, а на поздовжніх — у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Зображення емблеми юридичної особи чи торговельної марки (знака для товарів і послуг) (02) розміщують на бланку листа з лівого боку від найменування юридичної особи чи частково або повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи» та «Найменування структурного підрозділу юридичної особи». Крім того, згідно з ДСТУ 4163:2020, дозволено розміщувати зображення емблеми юридичної особи чи торговельної марки (знака для товарів і послуг) на верхньому полі бланка листа.

Найменування юридичної особи вищого рівня (03) розміщують вище найменування юридичної особи (04) — автора документа.

Найменування структурного підрозділу юридичної особи (05) розміщують нижче найменування юридичної особи.

Код форми документа (07) розміщують у правій частині верхнього поля листа.

Код юридичної особи (08) розміщують після реквізиту «Довідкові дані про юридичну особу» (06).

Дату документа (10) на бланку листа проставляють у спеціально відведеному місці.

Місце розташування реєстраційного індексу (11) у листі залежить від виду бланка.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа (12) розміщують нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Гриф обмеження доступу до документа (14) розміщують у правій частині верхнього поля листа вище реквізиту «Адресат» (15).

Резолюцію (17) проставляють рукописно безпосередньо на листі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі листа, призначеному для підшивання.

Відмітку про контроль (18) позначають великою літерою «К» чи словом «Контроль» (рукописно або з використанням штампа) на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту.

Заголовок до тексту (19) листа оформлюють у спеціально відведеному місці на бланку.

Відмітку про наявність додатків (21), повну назву яких наводять переважно в тексті супровідного листа, оформлюють після тексту (20) листа перед підписом.

Підпис (22) розміщують під текстом листа або під відміткою про наявність додатків.

Відбиток печатки (23) ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не особистий підпис посадової особи, або у спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП».

Візу (24) проставляють нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша листа, примірник якого залишається у юридичної особи.

Відмітку про засвідчення копії документа (26) проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії листа.

Відомості про виконавця документа (27) оформлюють у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша листа.

Відмітку про виконання документа (29) проставляють рукописно в лівому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша листа.

Відмітку про надходження документа до юридичної особи (30) проставляють рукописно або з використанням штампа, автоматичного нумератора у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша оригіналу листа.

Відмітку про наявність примірника електронного документа з паперовим носієм інформації (32) проставляють у центрі нижнього поля першого аркуша електронного документа. Якщо примірник електронного документа з паперовим носієм інформації створюють одночасно з електронним документом, відмітку про наявність цього примірника проставляють у тому самому місці.

РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ ЛИСТА

Основним і, звичайно, обов’язковим реквізитом листа, як і будь-якого іншого службового документа, є текст.

Слід зазначити, що текст службового листа має містити лише ту інформацію, заради фіксування якої створюють відповідний лист, і стосуватися того питання, яке сформульоване у заголовку до тексту.

Лаконічність службових листів досягається шляхом виключення зайвих слів і виразів. Так, наприклад, замість повних і складних назв юридичних осіб, посад, адміністративно-територіальних одиниць тощо слід застосовувати офіційно прийняті абревіатури або скорочені односкладні слова, наприклад: ООН, СБУ, НБУ, МВС, ЗСУ, ТрО, Мінфін, обладміністрація, райвійськкомат, Ощадбанк, Укрпошта, головбух, завгосп, медперсонал, р-н, смт, км, см тощо.

………………………………………………………………………………….

З метою аргументації та підтвердження певних дій, відмов, зауважень, пропозицій, рекомендацій, роз’яснень, доручень, прохань тощо, до текстів листів слід включати посилання на нормативно-правові акти, наприклад:

Згідно зі ст. 4 Закону України «Про електронні довірчі послуги» ...
………………………………………………………………………………….
Відповідно до п. 2 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55, ...

Відповідальність за інформацію в листі

Відповідальність за викладену в листі інформацію несуть особи, які його підписують (передусім, це — керівник юридичної особи або один з його заступників та/чи головний бухгалтер). Тому, щоб уникнути будь-яких непорозумінь, виконавець службового листа (перед тим, як подавати лист на підписання) повинен уважно перевірити посилання на чинні нормативно-правові акти, а також всі інші відомості й факти, викладені у листі. До речі, виконавцем службового листа є посадова особа, яка безпосередньо готує текст листа, складає до нього заголовок, визначає адресата, а не діловод, який реєструє лист та готує його до відправлення адресатові.

Композиційна побудова тексту передбачає послідовність подання у тексті логічно пов’язаних смислових частин, об’єднаних однією темою.

Зміст службового листа зазвичай має стосуватися однієї теми. Якщо є потреба звернутися до юридичної особи з кількох різних питань, то доцільно оформити відповідну кількість листів. Проте за наявності декількох пов’язаних між собою питань, що стосуються однієї спільної теми, дозволяється викладати їх в одному листі.

Залежно від видів листів та складності питань, порушених у них, службові листи умовно поділяють на прості й складні.

Тексти простих службових листів складаються всього з одного речення. При цьому доречно сформулювати його так, щоб на початку було викладено доказ чи пояснення, а в кінці — пропозицію або прохання, наприклад:

З метою проведення 14 лютого 2023 року загальних зборів акціонерів ПрАТ «Київський завод «Галактика» просимо надати актову залу.
……………………………………………………………………………………
У зв’язку з необхідністю проведення ремонтних робіт водогону в мікрорайоні «Нивки» просимо узгодити питання щодо припинення руху транспорту по вул. Д. Щербаківського у нічні години з 28 по 30 січня 2023 року включно.

Тексти простих листів з питань, що були попередньо обговорені з виконавцями, можуть складатися з одного речення без вступу, доказів і пояснень:

Просимо терміново направити кваліфікованого фахівця з налагодження холодильного обладнання.
………………………………………………………………………………….
Розглянувши проєкт нової редакції Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, повідомляємо, що наша установа не має зауважень і пропозицій до його змісту, а також до складу видів документів і строків їх зберігання.

Тексти складних службових листів можуть складатися з двох або трьох логічно пов’язаних частин: вступної, основної і заключної.

У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також наводять посилання на документи, у яких ці факти чи обставини викладено, наприклад:

Згідно з договором від 29 грудня 2022 року № 345/12, ваше підприємство було зобов’язано поставити нам у першому кварталі 2023 року бензинові генератори EDON ED PT-3300 у кількості 50 штук.
………………………………………………………………………………….
З 15 по 17 лютого 2023 року проходитиме щорічна міжнародна виставка «Інформаційні технології — 2023».
………………………………………………………………………………….
З метою зменшення соціальної напруги, підняття патріотизму серед населення у м. Жмеринка керівництвом міста була проведена зустріч з членами сімей військових, які мобілізовані до ЗСУ і нині перебувають в зоні бойових дій.

В основній частині викладають головну мету, задля якої лист було підготовлено, наприклад:

Ми згодні повернутися до розгляду Ваших пропозицій, якщо ви погодитися внести до них певні зміни.
………………………………………………………………………………….
У ході зустрічі родинам була надана матеріальна допомога на загальну суму 230 тис. грн, яка була виділена із фонду депутатського корпусу.

У заключній частині висловлюють пропозиції, прохання, побажання тощо, а також за потреби встановлюють строк виконання листа, наприклад:

Рекомендуємо оформити замовлення на виготовлення меб-лі нашою фірмою упродовж поточного місяця.
………………………………………………………………………………….
Пропозиції просимо надіслати до 31 січня 2023 року на адресу: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, вул. Лук’янівська, 77, м. Київ, 04071.
………………………………………………………………………………….
Просимо у найближчий час надати роз’яснення стосовно ситуації, що склалася на вашому підприємстві.

Кожну нову думку в службовому листі прийнято починати з нового абзацу, наприклад:

ЕТИКЕТ СЛУЖБОВОГО ЛИСТУВАННЯ

Етикет службового листування — це сукупність усталених мовних фраз, які допомагають авторові листа у будь-якій ситуації лишатися ввічливим і доброзичливим. Використання етикетних фраз у службовому листуванні має певний регламентований характер.

На початку тексту службового листа можна вжити звертання і слова ввічливості:

Починаючи лист зі звертання і слів ввічливості, слід враховувати посаду, звання, вчений ступінь, сферу діяльності адресата, стать та деякі інші фактори, наприклад:

Якщо ім’я конкретного одержувача листа невідомо або ж у листі звертаються до всього колективу чи до певної групи людей, то використовують такі звертання: Шановні колеги! Шановні панове! Шановні добродії! Шановні акціонери! Шановні клієнти!

Якщо лист з однаковим текстом надсилається багатьом адресатам, то постійну частину звертання можна оформити на комп’ютері чи друкарській машинці, залишивши вільне місце для заповнення змінної частини від руки, наприклад:

Після тексту з нового рядка над реквізитом «Підпис» можна розмістити так звану заключну формулу ввічливості. Найчастіше у службових листах вживають такі форми: З повагою, Зі щирою повагою, З повагою і найкращими побажаннями, Із вдячністю та пошаною.

ЗАКЛЮЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ОФОРМЛЕННЯ ЛИСТА ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ

Згідно з ДСТУ 4163:2020, для друкування текстів листів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12 — 14 друкарських пунктів.

Допустимо використовувати шрифт розміром 8 —12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту листа тощо.

Текст листів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1 —1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Під час оформлення документів за потреби можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

Реквізити листа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Складові частини реквізиту «Адресат» відокремлюють одну від одної міжрядковим інтервалом 1,5.

Реквізити листа відокремлюють один від одного через 1,5 —3 міжрядкових інтервали.

Реквізити «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи» друкують великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») — 73  мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту листа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Під час оформлення листів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

10 мм — для абзаців у тексті; 90 мм — для реквізиту «Адресат»; 100 мм — для реквізиту «Гриф обмеження доступу до документа»; 125 мм — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

У листах, які оформлюють на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують.

Сторінки листа і кожного з додатків до нього мають окрему нумерацію.