КУРС ЛЕКЦІЙ «Організація загального діловодства»

Розглянуті в попередніх лекціях нормативно-правові акти, нормативні документи і методичні посібники будуть корисними під час розроблення: індивідуальної інструкції з діловодства юридичної особи; зведеної номенклатури справ; положення про службу діловодства; положення про експертну комісію юридичної особи; табеля та альбому уніфікованих форм документів.

ЛЕКЦІЯ 3. Загальні вимоги до документування управлінської інформації

  • Класифікація управлінських документів
  • Відповідальність за збереженість управлінських документів та інформації, яку вони містять
  • Склад реквізитів документів
  • Бланки службових документів
  • Застосування комп’ютерних технологій для створення управлінських документів

Документування управлінської інформації полягає у створенні службових документів, змістом яких є управлінська інформація. Під створенням службового документа слід розуміти складення тексту й оформлення службового документа.

Кожний  державний орган, орган місцевого самоврядування, підприємство, установа, організація, будь-яка інша юридична особа (далі — юридична особа) повинна мати визначений конкретний комплекс службових документів, передбачений номенклатурою справ, необхідний і достатній для документування діяльності цієї юридичної особи.

Слід зазначити, що, згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), управлінським документом є службовий документ, спрямований на виконання юридичної особою функцій, що забезпечують її діяльність.

Підставою для створення управлінських документів юридичною особою є необхідність засвідчення наявності й змісту управлінських дій, а  також передавання, зберігання та використання управлінської інформації протягом певного часу або постійно.

Відповідно до Класифікатора управлінської документації, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України «Про затвердження національного класифікатора НК 010:2021 та скасування національного класифікатора ДК 010-98» від 12 березня 2021 року № 526 (далі — НК 010:2021), до управлінських документів належать:

  • організаційно-розпорядчі;
  • первинно-облікові;
  • банківські;
  • фінансові;
  • бухгалтерсько-облікові тощо.

Керівник юридичної особи несе відповідальність за збереженість усіх службових, зокрема управлінських, документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами. 

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства і зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники.

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СТВОРЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

Створювані управлінські документи повинні відповідати правовому статусу юридичної особи.

Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, статутами (положеннями) юридичних осіб, положеннями про їх структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

Управлінські документи юридичної особи за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається НК 010:2021.

Організаційно-розпорядча документація, що є одним із класів управлінської документації, поділяється на:

  • організаційну, яка містить правила, норми, що визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад юридичної особи, функціональний зміст діяльності юридичної особи та її підрозділів (положення або статут юридичної особи, положення про структурні підрозділи юридичної особи, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо);
  • розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності юридичної особи, адміністративно-господарських та кадрових питань (постанови, рішення, накази, розпорядження);
  • інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

Право на видання певного виду розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу, розпорядження) закріплюється у статуті (положенні) юридичної особи і зумовлюється правовим статусом юридичної особи та порядком прийняття управлінських рішень (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

Керівники юридичних осіб, що діють на основі колегіальності, мають право приймати єдиноначальні рішення з вузьких питань і видавати в межах своєї компетенції інші види розпорядчих документів.

Спільні розпорядчі документи юридичних осіб, що видають однакові за формою документи (постанови, рішення, накази, розпорядження), видають у відповідній формі.

Спільні розпорядчі документи юридичних осіб, уповноважених видавати різні за формою документи, видають у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа кожної юридичної особи, що приймає цей документ.

Проєкти розпорядчих документів, що зачіпають інтереси інших юридичних осіб, повинні попередньо погоджуватися з ними. У разі розбіжностей до проєкту додають зауваження або суть розбіжностей зазначають у супровідному листі.

Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на засіданнях колегіальних органів (колегіях, радах, зборах, нарадах), фіксується у протоколі. Протокол складають на підставі записів, зроблених під час засідання (стенограм, фонограм), та документів, підготовлених до засідання (текстів і тез доповідей, виступів, довідок, проєктів постанов або рішень, порядку денного, списку запрошених тощо).

У межах компетенції юридичні особи можуть надсилати службові листи під час виконання оперативних зв’язків із органами вищого рівня, функціональними органами, підлеглими та іншими юридичними особами, а також громадянами.

Листування між структурними підрозділами (обмін так званими службовими записками) необхідно уникати і застосовувати усні роз’яснення, вирішення питань по телефону тощо.

Доведення до відома підлеглих юридичних осіб та структурних підрозділів розпорядчих документів органів вищого рівня або інших юридичних осіб здійснюється у формі, встановленій автором документа. Якщо спосіб не зазначено, юридична особа вирішує це питання самостійно.

Організаційні та розпорядчі документи юридичної особи доводяться до виконавців у вигляді копій або витягів.

Протокольні рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у формі, встановленій положенням про ці органи.

Документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, електронні носії інформації надсилаються із супровідним листом.

Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020), затвердженому наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» «Про прийняття та скасування національних стандартів» від 01 липня 2020 року № 144 (далі — ДСТУ 4163:2020).

Під час підготовки, оформлення та/або опрацювання документів застосовують реквізити, що відповідають призначенню документа або способу його опрацювання.

На документах, що підлягають поверненню, відмітки про їх опрацювання в юридичній особі не проставляють.

З метою підвищення ефективності й оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включають до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів конкретної юридичної особи.

Юридичні особи здійснюють документування державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилають іноземним адресатам, оформлюють українською мовою або мовою держави-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Обмеження доступу до інформації, що містять управлінські документи, і надання їм відповідних грифів («Для службового користування», «Конфіденційно», «Таємно» тощо) здійснюються відповідно до законодавства.

СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ

Реквізит службового документа — це інформація, зафіксована в (на) службовому документі для його ідентифікації, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

ДСТУ 4163:2020 встановлено такий склад реквізитів для організаційно-розпорядчих документів:

01 — зображення Державного Герба України, Герба Автономної Респуб-ліки Крим;

02 — зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг);

03 — найменування юридичної особи вищого рівня;

04 — найменування юридичної особи;

05 — найменування структурного підрозділу юридичної особи;

06 — довідкові дані про юридичну особу;

07 — код форми документа;

08 — код юридичної особи;

09 — назва виду документа;

10 — дата документа;

11 — реєстраційний індекс документа;

12 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

13 — місце складення документа;

14 — гриф обмеження доступу до документа;

15 — адресат;

16 — гриф затвердження документа;

17 — резолюція;

18 — відмітка про контроль;

19 — заголовок до тексту документа;

20 — текст документа;

21 — відмітка про наявність додатків;

22 — підпис;

23 — відбиток печатки;

24 — віза документа;

25 — гриф погодження (схвалення) документа;

26 — відмітка про засвідчення копії документа;

27 — відомості про виконавця документа;

28 — відмітка про ознайомлення з документом;

29 — відмітка про виконання документа;

30 — відмітка про надходження документа до юридичної особи;

31 — запис про державну реєстрацію;

32 — відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.

Наголосимо, що ДСТУ 4163:2020 визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації. Це означає, що вказані реквізити мають бути зафіксовані як у(на) паперових документах, так і у(на) електронних документах з відповідним електронним підписом за умови запровадження юридичною особою системи електронного документообігу.

БЛАНКИ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

Бланк службового документа — це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією і наявним місцем для фіксування змінної інформації.

ДСТУ 4163:2020 установив такі види бланків документів:

  • загальний бланк юридичної особи для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа, крім листа) (додаток 1);
  • бланк листа (додаток 2);
  • бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа, крім листа) (додаток 3).

Крім того, на основі загального бланка юридичної особи можна розробляти бланки структурних підрозділів і/або бланки посадових осіб, якщо керівники структурних підрозділів чи відповідні посадові особи мають право підписувати документи в межах своїх повноважень. У цьому разі зображення гербів, емблем або торговельних марок (знака для товарів і послуг) на бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, та на бланках посадових осіб не відтворюють.

Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів потрібно використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) та А5 (210 мм × 148 мм). Також допустимо використовувати бланки формату А3 (297 мм × 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Виготовляють бланки документів виключно на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Допустимо виготовляти бланки юридичної особи за допомогою комп'ютерної техніки.

Реквізит 01 завжди розміщують над серединою реквізиту 03 (за його відсутності — реквізиту 04).

Реквізити 03, 04, 05, 06, 08, 09 та обмежувальні позначки для реквізитів 10, 11, 12 у межах зон розташування реквізитів потрібно розміщувати одним із способів:

  • центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів);
  • прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів).

Стандарт не дозволяє підкреслювати або відокремлювати реквізити бланка рискою.

Згідно з ДСТУ 4163:2020, загальний бланк юридичної особи максимально може містити такі реквізити: 01 або 02, 03, 04, 05, 13. Крім того, на загальному бланку допустимо розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 07, 10, 11, 18, 19.

Бланк листа юридичної особи максимально може містити такі реквізити: 01 або 02, 03, 04, 05, 06, 08.

На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 10, 11, 12, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, максимально може містити такі реквізити: 01 або 02, 03, 04, 05, 09, 13, а також обмежувальні позначки для реквізитів 07, 10, 11, 18, 19.

На бланках юридичних осіб — суб’єктів України, що мають право відповідно до законодавства використовувати мови національних меншин поряд з українською мовою, реквізити 03, 04, 05, 06 друкують українською мовою та мовою національної меншини на одному рівні поздовжнього бланка.

Юридичні особи, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначають двома мовами: ліворуч — українською, праворуч — іноземною. Герби на таких бланках проставляють у центрі верхнього поля (додаток 4).

Залежно від характеру діяльності юридичної особи її бланки можна обліковувати. Порядкові номери проставляють нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку чи на лівому полі лицьового боку бланка.

Кожен вид пронумерованого бланка обліковують в журналі реєстрації бланків документів, форму якого встановлено Правилами № 1000/5, або іншій реєстраційній формі, а бланки зберігають в шафах, сейфах, що надійно зачиняються і опечатуються.

Знищення зіпсованих бланків здійснюють в установленому порядку за актом із відміткою в обліково-реєстраційній формі.

Також слід зазначити, що види бланків, які використовують в юридичній особі, та порядок їх обліку і зберігання має бути визначено в інструкції з діловодства юридичної особи.

ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ІЗ ЗАСТОСУВАННЯМ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ

Відповідно до ДСТУ 4163:2020, організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів.

Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12 — 14 друкарських пунктів.

Допустимо використовувати шрифт розміром 8 — 12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо.

Для друкування реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати розріджений шрифт розміром 14 — 16 друкарських пунктів.

Для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт.

Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1 — 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Під час оформлення документів за потреби можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядкових інтервали.

Реквізити документа відокремлюють один від одного через 1,5 — 3 міжрядкових інтервали.

Реквізити «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи», «Назва виду документа» друкують великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») — 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Не роблять відступу від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».

У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження (схвалення) документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий — через 100 мм від межі лівого поля.

Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що став підставою для його підготовки (видання), слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.

Тексти документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Лекція 1
Лекція 2
Лекція 3
Лекція 4
Лекція 5
Лекція 6