Упровадження нового класифікатора управлінської документації у діяльність юридичних осіб

Національний класифікатор України «Класифікатор управлінської документації» (НК 010:2021) (далі — КУД) був розроблений Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (далі — УНДІАСД) на заміну Державного класифікатора управлінської інформації (ДК 010-98) (далі — ДКУД) і затверджений наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України (далі — Мінекономіки) від 12 березня 2021 року № 526-21.

Незважаючи на те, що, згідно із вищезазначеним наказом, КУД набув чинності 19 квітня 2021 року, а сам наказ вчасно було розміщено на офіційному сайті Верховної Ради України з приміткою: «Текст взято з сайту Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України http://www.me.gov.ua», самого КУД на цьому сайті не виставлено й донині. Водночас електронний варіант КУД можна знайти у мережі Інтернет як на офіційному сайті самого УНДІАСД цілком безоплатно, так і на деяких комерційних сайтах, які до того ж вимагають плату за відкриття повного тексту КУД. І хоч на титульному аркуші пропонованого варіанту зазначено, що: «Видання офіційне», чи можна вважати викладену в PDF-форматі копію КУД оприлюдненим офіційним текстом — залишається питанням, яке потрібно ставити замовникові чи безпосередньому розробнику цього нормативного документа. Адже в п. 22 Порядку розроблення національних класифікаторів, затвердженого наказом Мінекономіки від 11 січня 2018 року № 17, визначено, що оприлюднення офіційних текстів національних класифікаторів та змін до них здійснює замовник або за його рішенням розробник чи Мінекономіки.

Наприклад, у п. 14 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою № 55, зазначається, що: «Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі — ДКУД)». Отже не дивно, що працівники служби діловодства та інших структурних підрозділів, діяльність яких пов’язана з документуванням управлінської інформації державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, інших юридичних осіб (далі — юридична особа) не знають про наявність нового класифікатора.

Пропонуємо охарактеризувати цей нормативний документ докладніше і надати рекомендації щодо його впровадження та застосування на практиці.

Насамперед зазначимо, що КУД призначений для застосовування усіма юридичними особами незалежно від організаційно-правової форми та форми власності. При цьому КУД є нормативним документом, який, на відміну від нормативно-правових актів, має рекомендаційний характер. А це означає, що керівництво конкретної юридичної особи вправі самостійно визначати, чи дотримуватися кодування, встановленого КУД, у формах управлінських документів, що створюються у результаті діяльності відповідної юридичної особи.

Нагадаємо, що наявність коду згідно з КУД передбачена Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020), що набув чинності 01 вересня 2021 року. А саме ДСТУ 4163:2020 установлено реквізит 07 «Код форми документа». Утім, і тут не все досконало. Для визначення коду форми документа стандарт, як і вищезазначені нормативно-правові акти, дає посилання на ДКУД, що втратив чинність. Отже, як бачимо, немає узгодженості між багатьма чинними нормативно-правовими актами та нормативними документами.

А тепер розглянемо цей документ (КУД), його структуру та взагалі мету його розроблення.

1. КУД є складовою державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Як це зрозуміло із самої назви класифікатора, він установлює класифікаційну схему управлінської документації.

2. Містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час створення управлінських документів, а саме: під час фіксування інформації у відповідних уніфікованих формах чи бланках.

3. КУД розроблено для уточнення кодів позначення видів управлінських документів у метаданих електронних документів.

4. Об’єктами класифікації у КУД є уніфіковані форми документів (далі — УФД), що входять до складу уніфікованих систем документації (далі — УСД), розроблені й затверджені відповідними центральними органами виконавчої влади або іншими державними органами.

5. У КУД представлені назви УСД (так звані класи) і назви УФД (видів управлінських документів), що характерні для всіх чи більшості юридичних осіб, незалежно від організаційно-правової форми та форми власності.

6. КУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

  • організаційно-розпорядча документація (код 01);
  • первинно-облікова документація (код 02);
  • банківська документація (код 03);
  • фінансова документація (код 04);
  • документація із праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 05);
  • бухгалтерсько-облікова документація (код 06);
  • документація з Пенсійного фонду (код 07).

7. КУД складається з п’яти основних розділів. Зміст першого розділу присвячено сфері застосування цього нормативного документа.

У другому розділі подано терміни, використані в цьому класифікаторі, та визначення позначених ними понять, зокрема «документація», «службовий документ», «система документації», «уніфікована система документації», «уніфікована форма службового документа», «управлінська документація». Наприклад, під терміном «управлінська документація» слід розуміти систему документації, що забезпечує виконання функції управління у державному органі, органі місцевого самоврядування, будь-якій іншій юридичній особі.

У третьому розділі наведено позначення і скорочення, а саме — УСД і УФД.

Четвертий розділ містить загальні положення КУД. Зокрема в цьому розділі зазначається, що КУД є номенклатурним переліком назв УФД з унікальними кодовими позначеннями. Він містить назви та кодові позначення УФД, що входять до УСД. Кожному виду управлінського документа (назві УФД) надано кодове (цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи та системи електронного документообігу може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою.

На рівні конкретного документа (назви УФД) його цифровий код складається із семи знаків:

  • два перші знаки — код класу УСД,
  • наступні два знаки — код підкласу УСД;
  • останні три знаки — порядковий реєстраційний номер УФД у межах підкласу.

І, нарешті, у п’ятому розділі в табличній формі представлено основний зміст КУД — «Класифікація управлінської документації. Уніфіковані системи управлінської документації». Для наочного ознайомлення з поданням інформації у цьому розділі наводимо витяг з КУД тієї частини, що стосується документації з організації та припинення діяльності юридичної особи (додаток 1).

У разі запровадження кодів КУД у конкретній юридичній особі — код форми документа розміщують у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту «Назва виду документа» (додаток 2).