Засвідчення паперових і електронних документів печаткою

СИТУАЦІЯ

В установі впроваджують систему електронного документообігу. Протягом певного часу (приблизно рік) деякі документи ще створюватимуться й засвідчуватимуться у паперовій формі, але деякі вже створюються виключно в електронній. Що потрібно врахувати з огляду на такі особливості документообігу в інструкції з діловодства?

......................................................................................................................................................................................................

Державні науково-дослідні установи, як і переважна більшість інших юридичних осіб, відповідно до свого статуту, мають гербову печатку або основну круглу печатку юридичної особи із зазначенням найменування та ідентифікаційним кодом ЄДРПОУ та можуть засвідчувати нею підписи посадових (відповідальних) осіб на документах.

Інші види печаток (структурних підрозділів: служби діловодства, бухгалтерії, кадрової служби тощо), для окремих категорій документів (копій, перепусток, конвертів тощо), металеві печатки (для опечатування приміщень, шаф, сейфів), їх кількість та порядок застосування юридичною особою визначаються в інструкції конкретної юридичної особи.

Зверніть увагу!

Нагадаємо, що відбиток печатки проставляють так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не особистий підпис посадової особи. Або ж відбиток печатки ставлять у спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП».

Наказом керівника юридичної особи визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Читати статтю повністю в журналі «Діловодство»

Далі у статті:

• Як затвердити порядок використання кваліфікованої електронної печатки та уповноважених щодо її застосування

• Чи можна ставити рукописний підпис на електронних документах, підписаних із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою

• Чи можливий одночасний обіг (проходження) й засвідчення одного і того ж документа паралельно в електронній і паперовій формах

• Перелік документів, підписи на яких потрібно скріплювати печаткою юридичної особи

Джерело: журнал «Діловодство»