Як правильно реєструвати документи

У СТАТТІ:

• Правила реєстрації документів

• Види реєстраційних форм та вимоги до їх заповнення

• Порядок заповнення реєстраційно-моніторингової картки

• Загальні вимоги до індексації документів

• Особливості оформлення цифрового та літерно-цифрового індексів

......................................................................................................................................................................................................

У попередній лекції ми розглянули порядок приймання, опрацювання, попереднього розгляду та розподілу вхідних документів у службі діловодства. У цій статті ознайомимося з правилами реєстрації та індексації паперових і електронних документів.

Службовий документ, отриманий юридичною особою або створений нею, зокрема і для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду юридичної особи з моменту його реєстрації.

Реєстрація документів здійснюється для забезпечення їх обліку, контролю за виконанням, а також оперативного використання наявної в документах інформації.

ПРАВИЛА РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

Під час реєстрації службових документів слід дотримуватися певних правил.

ПЕРШЕ ПРАВИЛО. Реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання та подальшого користування ними у виробничих, наукових та довідкових цілях, незалежно від способу їх створення та надходження до юридичної особи.

ДРУГЕ ПРАВИЛО. Реєстрація документів здійснюється за трьома документопотоками (перший потік — вхідні документи, другий — вихідні документи, третій — внутрішні). До того ж у кожному документопотоці можуть виокремлюватися певні групи документів, для реєстрації яких ведуться окремі реєстраційні форми. Так, наприклад, вхідні документи реєструють за такими окремими групами залежно від авторів і змісту документів:

• акти вищих органів державної влади, запити, звернення народних депутатів України, а також кореспонденція центральних та місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування;

• розпорядчі документи й кореспонденція юридичної особи вищого рівня, до сфери управління якої належить юридична особа, якій надходять відповідні документи;

• службове листування зі сторонніми юридичними особами одного рівня з різних питань діяльності юридичної особи;

• звернення громадян;

• запити на інформацію;

• факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку);

• документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням у реєстраційних формах електронної адреси відправника та адресата).

Серед внутрішньої документації для реєстрації виділяють в окремі групи передусім такі документи:

• рішення колегіальних органів (за наявності);

• накази (розпорядження) з основних питань діяльності юридичної особи;

• накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;

• накази (розпорядження) з кадрових питань (відповідно до їх видів та строків зберігання);

• акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

• бухгалтерські та звітно-статистичні документи;

• заявки на матеріально-технічне постачання.

ТРЕТЄ ПРАВИЛО. Усі документи слід реєструвати в юридичній особі лише один раз:

• вхідні — у день їх надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

• вихідні — у день їх відправлення;

• внутрішні — у день підписання або затвердження (залежно від виду документа).

ЧЕТВЕРТЕ ПРАВИЛО. Реєстрація може здійснюватися централізовано або децентралізовано.

У разі запровадження централізованої форми організації діловодства усі документи, окрім тих, що взагалі не підлягають реєстрації або реєструються у відповідних профільних структурних підрозділах юридичної особи (див. Додаток 3 до Лекції 8 у «Діловодство» № 9–10, 2022), реєструються у службі діловодства (канцелярії, відділі діловодства, загальному відділі, секретаріаті керівника юридичної особи тощо).

Усі інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів юридичної особи можна реєструвати у відповідних структурних підрозділах, які є авторами або виконавцями цих документів.

Місце реєстрації окремих груп документів (наказів (розпоряджень) з кадрових питань, договорів, планово-звітної документації тощо) визначається в інструкції з діловодства юридичної особи...

Читати статтю повністю
Придбати доступ чи передплатити журнал "Діловодство":

(063) 590-9754 (Viber)
(095) 245-1755 (Viber)

Також заявки приймаємо на пошту podpiska@mediapro.com.ua