Вимоги до підготовки опису справ структурного підрозділу: початок діловодного року
Описи справ структурного підрозділу юридичної особи складають щороку за формою (додаток), установленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18 червня 2015 року № 1000/5.
Підготовку описів справ покладають на посадову особу, відповідальну за діловодство у відповідному структурному підрозділі. Методичну допомогу в складанні й оформленні описів справ структурних підрозділів мають надавати працівники архівного підрозділу юридичної особи (за наявності такого підрозділу) або працівник, відповідальний за архів юридичної особи.
......................................................................................................................................................................................................
Зверніть увагу! У кожному структурному підрозділі призначають особу, відповідальну за діловодство, на підставі наказу керівника юридичної особи.
......................................................................................................................................................................................................
Нумерація описів. Номер опису справ структурного підрозділу юридичної особи повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ із додаванням початкової літери назви категорії документів, що включають до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Приклад. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 7, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2019 році, матимуть такі номери:
7 П – 2019; 7 Т – 2019; 7 К – 2019 або 7 ОС – 2019.
......................................................................................................................................................................................................
Далі у статті:
• Основні правила складення й оформлення описів справ
• Правила розподілу справ у описах відповідно до схеми систематизації
• З якою періодичністю складають описи структурних підрозділів
• Чим регламентуються вимоги до оформлення описів справ структурних підрозділів
• Хто повинен складати опис справ структурного підрозділу
Джерело: редакція журналу "Діловодство"
