Система управління документами

До початку 21 століття підприємцям годі було й мріяти про зникнення необхідності збирати, зберігати й обмінюватися купою документів для ведення бізнесу. Усе більшої популярності набирає електронний документообіг.

Документообіг

Документообіг — це інформація у вигляді документів, яка надходить в компанію ззовні (рахунки, акти, товарні накладні), створена для потреб організації (правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції, корпоративні правила) або для зовнішнього надсилання клієнту, податковій та ін.

Основні етапи документообігу: створення, обробка, надсилання, отримання, використання, зберігання, знищення.

Електронний документ

Електронний документ — це будь-який електронний контент для використання у вигляді друкованих матеріалів або в електронній формі. До електронних документів не належать системні файли й комп'ютерні програми.

Електронний документ — це інформація в електронній формі з використанням ЕОМ, подана у вигляді, доступному для сприйняття людини, для передачі в Інтернеті, для обробки в інформаційних системах. Ознаки електронного документа:
придатність до використання — ця властивість дає змогу відтворити й локалізувати його в будь-який час;
Правдивість — точний зміст, повне подання для підтвердження фактів, операцій і діяльності, яким можна довіряти надалі;
Автентичність — властивість, яка гарантує ідентичність електронного документа заявленому;
Цілісність — стан електронного документа без внесення змін після його створення.

Система електронного документообігу

Система електронного документообігу підприємства — дуже важливе організаційне завдання, без вирішення якого підприємство просто не зможе нормально працювати. Хороший керівник розуміє, що саме грамотно налагоджена система електронного документообігу допоможе уникнути ситуації втрати документів, затягування їхнього погодження, дасть змогу налагодити чітку взаємодію між своїми внутрішніми підрозділами, а також сформувати позитивний імідж у клієнтів і контрагентів.

Електронний документообіг — це інформаційна структура, яка допоможе контролювати всі процеси документообігу підприємства. Найбільш важливим носієм інформації й структурною одиницею в документообігу є електронний документ.

Сучасна система електронного документообігу — це набір комп'ютерних програм або комп'ютерна система, яка зберігає і відстежує електронні документи, зображення (скан-копій) паперових документів. Також такі системи можуть шукати, формувати структуру документообігу, зберігати різні версії документа, позначку метаданими (короткий опис вмісту документа) і налаштування безпеки (обмеження доступу до документа).

Основні переваги електронного документообігу над паперовим:
Відмова від друкованих бланків в рази знижує фінансові витрати компанії на управління документами, адже друкований документообіг — це закупівля паперу, різних журналів (вхідної-вихідної кореспонденції), папок і коробок для зберігання, обладнання архівів тощо.
Зростає швидкість пошуку необхідної інформації. Підраховано, що компанія на 1000 співробітників під час переходу на електронний документообіг заощаджує 100–200 людино/років часу, тобто такій кількості співробітників можна знайти краще застосування.
Менеджмент значно спрощується — керівник або співробітник у відрядженні може за необхідності в будь-який час або в будь-якому місці зайти в систему, відредагувати будь-який документ своєї відповідальності завдяки онлайн-доступу до системи.
Кожен керівник, який працював з паперовим документообігом, має «сумний» досвід розміру втраченої вигоди або збитків від помилкового використання старої версії паперового документа або його втрати. Електронна система управління документами дає змогу уникати втрати інформації й плутанини завдяки використанню єдиного інформаційного простору (сервер організації або онлайн-сервіс спеціалізованої компанії).
Безпека зберігання і конфіденційність — для цього створюють централізовані сховища електронних документів. До послуг підприємств є хмарні сервери для зберігання інформації, які забезпечують найвищий рівень захисту від хакерських атак.
Електронні документи корисні для екології, знижують навантаження на ліси нашої планети, адже саме з дерев виготовляють папір.

Система електронного документообігу — завдання і рішення

1. Завдання: документи потрібно буде зробити, зберігати й швидко знаходити

Рішення: використання стандартних програм Microsoft, зберігання і пошук документів в головному сховищі, яким може бути як надійно захищений від хакерських атак сервер компанії, так і хмарні сервери сторонніх спеціалізованих онлайн-сервісів. Сховище повинне виглядати звично для користувача, головне — зобов'язати всіх працівників зберігати створені документи не на свій комп'ютер, а на сервер головного сховища.

2. Завдання: документи треба обробляти за стандартами компанії

Рішення: система управління документообігом. Способи управління — своєрідний «ноу-хау» кожної компанії, її унікальність. Це має бути гнучка структура, що дає змогу під час зміни зовнішнього середовища легко міняти систему документообігу. Тут потрібні будуть спеціальні програми для максимальної автоматизації робочих процедур. Наприклад, це може бути простий конструктор бізнес-процесів, з допомогою якого процес роботи з документом виглядає як кілька кроків, на кожному з яких чітко визначено, хто виконавець і що робити на цьому кроці. Після завершення певної кількості кроків система сама надсилає документ наступному виконавцю, повідомляючи відправника й отримувача про це. Учасники бізнес-процесу по черзі отримують доступ до електронного документа і завжди бачать, на якій стадії перебуває робота з ним.

3. Завдання: ефективна взаємодія між працівниками

Рішення: створення середовища комунікації. З кожним роком можливості комунікації та їхнє впровадження в систему управління документами ростуть. На зміну електронній пошті як засобу комунікації між працівниками з'явився Instant Messaging (різні засоби миттєвого зв'язку), або чати для онлайн-спілкування в режимі реального часу, відео та аудіоконференції, особливо корисні на час віддаленої роботи або в багатоофісній компанії.
Великі компанії створюють корпоративні портали, або пульти управління інформацією, документообігом і працівниками з можливістю швидкої взаємодії, постановки та контролю за виконанням завдань і за ефективним використанням робочого часу.

4. Завдання: можливість зв'язку між компонентами інформаційної системи й системою управління електронними документами

Рішення: заздалегідь продумана інтеграція. Як правило, розумна система управління документами створюється в компанії не одразу. Але в обов'язковому порядку бухгалтерська документація (рахунки, акти, податкові накладні, формування і надсилання звітів до податкової та ін.) обробляється за допомогою універсальних програм (1С-Бухгалтерія, М.Е.Doc тощо). Важливо врахувати можливість взаємодії системи електронного документообігу з початковими універсальними програмами. Наприклад, заявка на покупку товару, яку погодили в системі електронного документообігу компанії, автоматично надсилається в бухгалтерську програму на виконання.

5. Завдання: усе це повинно на чомусь працювати

Рішення: «залізо», хмарні сервери та ін. До «заліза» належать сервери, які встановлюються безпосередньо в офісі компанії. Системні адміністратори налаштовують усі комп'ютери працівників таким способом, щоб у кожного був свій доступ до сервера, згідно з його рівнем відповідальності. Найважливішою вимогою є захист від хакерських атак, перегріву та ін. Недоліки: висока вартість, потреба окремого приміщення й обслуговуючий персонал. Переваги: ​​повний контроль над носієм найважливішої інформації, можливість оптимізувати систему управління документами під свої потреби в будь-який час.

Системи електронного документообігу в Україні

Переваги відмови від друкованих документів настільки очевидні, що електронний документообіг в Україні став завданням загальнодержавного значення ще у 2003 році. Про це свідчить ухвалений Закон України «Про електронний документообіг і електронні документи». Пізніше були ухвалені й інші нормативні акти: постанова «Деякі питання документування управлінської діяльності» і закон «Про електронні довірчі послуги».

Держава почала привчати й приватний бізнес до електронного документообігу: були введені електронні підпис і печатка, податкові органи почали приймати електронні бухгалтерські звіти, а сьогодні будь-яка успішна компанія запроваджує електронний документообіг.

Найпопулярніші системи електронного документообігу в Україні:
BAS Документообіг КОРП — програма автоматизації документообігу, яка надає такі можливості:

• робота з будь-якими документами;
• облік вхідної/вихідної кореспонденції з автоматичним формуванням реєстраційних номерів;
• 45 готових інструкцій для роботи з документами;
• повнотекстовий і скорочений пошук;
• сортування документів за типами й формування папок будь-яких структур;
• налаштування різних прав доступу користувача;
• моніторинг за робочим процесом працівників і раціональним використанням робочого часу;
• збереження файлів на зовнішньому носії або в базі даних.
  M.E.Doc — сервісна програма електронного документообігу, надає такі опції:
• спільна робота з різними системами обліку;
• звукове сповіщення про отримання файлів;
• автоматична обробка;
• копіювання та архівування файлів;
• створення шаблонів користувачем;
• електронний підпис документів з подальшим надсиланням контрагентам.
  FREDO ДокМен — робота можлива тільки за наявності FREDO Звіт. Програма призначена для взаємодії з лінійкою 1С:Підприємство и BAS. Можливості програми:
• робота з документацією пакетно;
• використання електронних підписів основних центрів і підписання документів;
• створення шаблонів для документів різних типів;
• надсилання файлів електронною поштою з допомогою прямого з'єднання або ПТАХ (популярний сервер обміну);
• отримання файлів від клієнтів, які користуються такою ж програмою або M.E.Doc;
• шифрування і т.д.

Сучасна IT-індустрія пропонує бізнесу все більше інших альтернативних «залізу» систем управління документами, зокрема, хмарні сховища на петабайт інформації та велику різноманітність готових онлайн-рішень з надійним шифруванням файлів. Компанія платить абонплату за використання сховища і програми та налаштовує інтерфейс системи під свої потреби.

До недоліків належить обмеженість інструментів переліком, який спочатку передбачений програмою. Але ця галузь IT-бізнесу постійно розвивається, і системи управління електронним документообігом стають досконалішими. Головне — попередньо ознайомитися з функціоналом і уважно протестувати пропоновану систему.

Джерело: ШБ "Нова пошта"