Підпис працівника на розпорядчих документах з кадрових питань: чи є він обов’язковим

ЗАПИТАННЯ: Чи обов’язковий підпис працівника на всіх розпорядчих документах з кадрових питань?

ВІДПОВІДЬ:

Відповідно до ст. 29 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про:

• місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;

• визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
• права та обов’язки, умови праці;
• наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору — під підпис;
• правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
• проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
• тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

Відповідно до п. 11 Розділу 10 «Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів» наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», з розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

На сьогодні, запровадженням кадрового електронного документообігу на підприємствах, організаціях, установах, є досить розповсюдженим і використання електронного підпису в кадрових документах часто застосовується, особливо при укладенні трудового договору про дистанційну роботу.

Відповідно до Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», були встановлені загальні вимоги до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису.

Згідно з частиною третьої ст. 29 КЗпП, ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі технічних засобів електронних комунікацій з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.

У трудовому договорі за згодою сторін можуть бути узгоджені альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної п. 4 частини першої ст. 29 КЗпП, яка доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею.

Відповідно до п. 15, 27, 59 статті 1 Закону України від 5 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»:

• електронний підпис — електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.
• кваліфікований електронний підпис — удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
• удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, — удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису.
• Таким чином, підпис працівника на всіх розпорядчих документах з кадрових питань є обов’язковим.

Законодавством передбачено, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі технічних засобів електронних комунікацій з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.

У трудовому договорі за згодою сторін можуть бути узгоджені альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації щодо наявності на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору, яка доводиться до відома працівників під підпис.

Джерело: Федерація професійних спілок України