Копія наказу про звільнення працівника: як правильно оформити?

З 10 червня 2021 року запрацювала оновлена редакція ст. 47 КЗпП, яка зобов’язує роботодавців видавати працівникам у день звільнення копію наказу про звільнення. Саме через це виникає безліч запитань.

Чим відрізняється витяг з наказу про звільнення від копії наказу?

Щоб розібратися, у чому різниця, проаналізуймо норми Правил діловодства організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Копія документа — це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак. Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину (п. 6 гл. 10 р. ІІ цих Правил).

Витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа.

Службовим документом є офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити. Накази з кадрових питань є службовими документами, віднесеними до розпорядчої документації.

Витяг оформлюється на загальному бланку підприємства із дотриманням таких вимог:

• у назві виду документа: «витяг з наказу»;
• відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;
• з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;
• відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);
• проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства.

Витяги з наказів засвідчує керівник служби діловодства (кадрової служби) або посадова особа, яка відповідає за їх зберігання (п. 12 гл. 10 р. ІІ Правил № 1000/5).

Отже, витяг містить тільки частину тексту оригіналу на відміну від копії наказу, яка має відтворювати інформацію з оригіналу. Стаття 47 КЗпП зобов’язує роботодавців надавати працівникам саме копію наказу про звільнення. Тому витяг не може замінити копію наказу.

Як засвідчується копія наказу про звільнення працівника?

Копію робимо з оригіналу наказу, оформленого належним чином, з підписом керівника.

Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії складається з:

• слів «Згідно з оригіналом»;
• назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;
• дати засвідчення копії.

Напис про засвідчення копії скріплюють відбитком печатки відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки «Для копій». Копії документів можуть засвідчуватися відбитком печатки підприємства. Якою печаткою засвідчувати копії наказів варто прописати в Інструкції з діловодства.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляють відмітку «Копія» (п. 8 гл. 10 р. ІІ Правил № 1000/5).

Скільки копій наказу про звільнення потрібно виготовляти роботодавцю?

Спершу варто переглянути Номенклатуру справ підприємства й з’ясувати, де зберігається оригінал наказу про звільнення працівника, й кому надаються копії.

Як правило, оригінал наказу про звільнення зберігається у кадровій службі, проте зазвичай одна копія наказу про звільнення надається до бухгалтерії, друга — видається працівникові, що звільняється, третя — долучається в особову справу працівника.

Отже, копій наказів про звільнення має бути щонайменше — три.

Як виготовляти факсимільну копію наказу про звільнення? Чи обов’язково її засвідчувати, враховуючи, що там є підпис керівника і печатка?

Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні і вільні.

Вільні копії виготовляють шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

Факсимільні копії виготовляють за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх. Також копії повністю відтворюють інформацію з оригіналу.

...............................................................................................................................................................................................

Читайте також: Робота з наказами: на що слід звернути сновну увагу

................................................................................................................................................................................................

Якщо факсимільна копія документу видається іншим підприємствам і громадянам, вона підлягають засвідченню у загальновстановленому порядку.

Відсутність на копії напису про її засвідчення «Згідно з оригіналом» чи в іншому словесному виразі дає підстави вважати її такою, що не посвідчена в установленому порядку. Ця позиція викладена в постанові ВСУ від 08.05.2019 року у справі № 160/7887/18.

Отже, факсимільна копія наказу про звільнення (скан, ксерокс), яка видається працівнику у день звільнення, засвідчується так: напис «Згідно з оригіналом», назва посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, ініціали та прізвище; у правому куті — відмітка «Копія».

Підприємство оформлює групові накази на прийняття, переведення та звільнення працівників. Чи можна працівнику, що звільняється видати витяг з наказ про звільнення замість копії?

Як сказано вище, витяг містить лише частину тексту, а не повне відтворення інформації та не містить особистого підпису керівника. На вимогу ст. 47 КЗпП у день звільнення працівнику надається саме копія наказу про звільнення, а не витяг.

Тому звільнення працівників доречно оформлювати окремими наказами і надавати працівнику у день звільнення саме копію наказу про звільнення.

Чи треба нумерувати й реєструвати копії наказів про звільнення працівників?

Реєстрації підлягають накази з кадрових питань, у тому числі наказ на звільнення працівника. Останній належить до розпорядчих документів з кадрових питань тривалого зберігання (75 років).

Отже, реєстраційний номер встановлюється під час реєстрації наказу про звільнення. Копія ж наказу не підлягає реєстрації, вона відтворює реєстраційний номер і дату оригіналу наказу.

Чи може працівник проставити підпис і дату про отримання копії наказу на зворотному боці оригіналу наказу про звільнення? Чи краще вести окремий журнал?

Для роботодавця дуже важливо зафіксувати факт видачі наказу про звільнення у день звільнення працівника. Яким чином це зробити роботодавець вирішує на свій розсуд.

Можливі варіанти лежать на поверхні:

1) завести журнал видачі копій наказів про звільнення, де працівник проставлятиме підпис і дату отримання зазначеної копії;
2) передбачити напис про отримання копії на зворотному боці оригіналу наказу з проставленням підпису і дати отримання цієї копії.

Дехто з цією метою використовує Книгу обліку руху трудових книжок, де працівники тепер фіксують не тільки факт отримання трудової книжки, а й факт отримання копії наказу про звільнення. Цю процедуру мав унормувати КМУ, але він цього не зробив у визначений термін.

Якщо зробити ксерокопію оригіналу наказу з підписом керівника і працівника й завірити печаткою, чи вважатиметься це копією наказу про звільнення?

Ні, копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Тому ксерокопія наказу про звільнення підлягає засвідченню в порядку, передбаченому п. 8 гл. 10 р. ІІ Правил № 1000/5. Має бути: напис «Згідно з оригіналом», назва посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, ініціали та прізвище; у правому куті — відмітка «Копія».

Чи можна зробити ксерокопію оригіналу наказу про звільнення працівника після того, як він проставить підпис про отримання копії наказу й завірити печаткою?

Факсимільна копія наказу про звільнення має відповідати оригіналу наказу, який не передбачає поля (реквізиту) про отримання копії наказу про звільнення.

У даному випадку буде очевидно, що працівник проставляв підпис і дату про отримання копії наказу до виготовлення копії, що недопустимо.

Юридичної сили ксерокопія оригіналу наказу набуває тільки після того, як на ній буде проставлено: напис «Згідно з оригіналом», назва посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, ініціали та прізвище; у правому куті — відмітка «Копія».

Отже, печатка на ксерокопії наказу без усіх необхідних складових засвідчення не надає документу юридичної сили.

Чи обов’язково проставляти штамп «Копія» у правому верхньому куті копії наказу про звільнення? Чи має юридичну силу цей реквізит?

Якщо у правому верхньому кутку не проставити штам (чи позначку словами) «Копія», то такого документу як копія наказу про звільнення просто не буде. Даний реквізит вказує, що з оригіналу виготовлена копія документу (наказу про звільнення).

Відсутність на копії напису про її засвідчення напису «Згідно з оригіналом» та відмітки «Копія» дає підстави вважати її такою, що не посвідчена в установленому порядку. Ця позиція викладена в постанові ВСУ від 08.05.2019 року у справі № 160/7887/18.

Отже, штамп чи відмітка «Копія» обов’язково мають бути на виготовленій копії, адже саме вони ідентифікують, що це копія наказу.

Директор не завжди має можливість вчасно підписати наказ про звільнення працівника у зв’язку з роз’їзним характером роботи. Чи може бути копія наказу без підпису директора?

Якщо директор не підписав наказ про звільнення, то з юридичної точки зору такого наказу не існує.

Розпорядчий документ (наказ, розпорядження) набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки (п. 10 гл. 9 р. ІІ Правил № 1000/5).

Отже, якщо документ не підписаний керівником, то він не набрав чинності і не може бути підставою для звільнення працівника. Якщо ж немає належним чином оформленого оригіналу наказу, з нього неможливо виготовити й копію.

Це питання вирішується досить просто: керівник на період своєї відсутності (чи на постійній основі) надає повноваження щодо підписання кадрових документів заступнику керівника чи іншій особі. Для цього можна видати окремий наказ про наділення повноваженнями чи передбачити у посадовій інструкції іншого працівника такі повноваження. Досить часто такі питання регламентуються в Інструкції з діловодства.

Джерело: Світлана Лістрова/Advisor & Expert