Десять основних змін у діловодстві 2026

У 2026 році Мін’юст суттєво оновив Правила організації діловодства та архівного зберігання документів (наказ від 16.03.2026 №667/5).
Це базовий документ для:
✔️ органів влади
✔️ ОМС
✔️підприємств і установ

1. Чітке правило для позначки «Копія»
   👉 Тепер обов’язково:
   ставиться у правому верхньому куті першого аркуша
   ⚠️ Відсутність = порушення (важливо для кадрових наказів, особових справ)
2. Нові правила знищення документів
   Вперше деталізовано процедуру:
   ✔️ акт + обов’язкова довідка (для фіндокументів)
   ✔️ підтвердження:
   🔹відсутності перевірок
   🔹судових спорів
   🔹потреби для відшкодування шкоди від війни
3. Розширено перелік архівних документів
   Додано:
   ✔️ персоніфіковані дані про зарплату
   ✔️ виплати застрахованих осіб
   👉 Це впливає на:
   🔹строки зберігання
   🔹 кадрове діловодство
4. Новий розділ: діловодство під час війни
   Вперше врегульовано:
   ✔️ евакуацію документів
   ✔️фіксацію пошкоджень
   ✔️дії при втраті/викраденні
   ✔️роботу під час мобілізації
5. Дії після деокупації
   Визначено порядок:
   ✔️ відновлення документів
   ✔️обліку втрат
   ✔️підтвердження пошкоджень (у т.ч. фото/відео)
6. Електронний документообіг — новий рівень
   Уточнено:
   ✔️ використання удосконаленого електронного підпису та печатки
   ✔️момент створення електронної копії
   ✔️прив’язка реєстрації документа до підписання
7. Врегульовано копії документів
   Чітко визначено:
   ✔️ де і як ставити «Копія»
   ✔️правила для:
   🔹 кадрових документів
   🔹копій для працівників
   🔹 архівних витягів
8. Оновлено правила архівування
   Нововведення:
   ✔️ фонд користування (у т.ч. цифровий)
   ✔️ моніторинг архівів з окупованих територій
9. Нові підходи до електронних документів
   Врегульовано:
   ✔️роботу з XML-документами
   ✔️конвертацію форматів
   ✔️електронні комунікації
10. Скасовано старі норми
    ❌ Втратив чинність наказ 2015 року щодо документів із зони АТО
    ⚠️ Що це означає для кадровиків і юристів
    Обов’язково перевірити:
    ✔️ особові справи (наявність «Копія»)
    ✔️номенклатуру справ
    ✔️ порядок знищення документів
    ✔️ політику електронного документообігу

Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради