Видаємо довідку: що потрібно знати про цей документ

Довідка є доволі поширеним документом. За допомогою цього виду документа надають службову інформацію про когось чи щось або уточнюють стан речей шляхом висвітлення документально підтверджених фактів.

Зазвичай довідка слугує інформаційним доповненням до інших документів чи є підставою для їх видання, надання певних даних або здійснення якихось службових операцій.

Кому видають довідку?

Довідку можуть видавати за запитом як фізичній, так і юридичній особі чи установі.

Залежно від цільового призначення довідки поділяють на внутрішні та зовнішні. Внутрішні довідки мають переважно службовий характер, тоді як зовнішні довідки бувають службового та особового (біографічного) характеру.

Довідка службового характеру відбиває питання основної діяльності юридичної особи (додаток 1). Зазвичай текст такої довідки містить інформацію щодо результатів:

виконання юридичною особою певних випробувань, досліджень чи робіт;
проведення атестацій, перевірок, ревізій, інших подібних заходів;
упровадження сучасних методів управління, новітніх технологій виробництва, навчальної чи виховної роботи тощо.

Додаток 1.Download

Довідка особового характеру у своєму тексті містить опис та (чи) підтвердження певних фактів і подій, що стосуються діяльності конкретного працівника юридичної особи, насамперед для засвідчення його місця роботи, розміру заробітної плати тощо (додаток 2).

Додаток 2. Download

Чи можуть відмовити у наданні довідки?

Так. У довідці можуть відмовити, якщо, наприклад, інформація, на яку робить запит фізична чи юридична особа є внутрішньою, секретною, обмеженою для широкого загалу чи якщо вона не стосується цієї особи і може бути використана проти юридично особи — видавця.

Відмову в наданні довідки оформлюють листом із зазначенням причини відхилення запиту.

Іноді трапляються ситуації, що довідку видають, але деяку інформацію в ній зашифровують або вказують про вимушені обмеження в наданні інформації. Тобто в констатуючій частині тексту документа зашифровані дані зазвичай виглядають як чорні смужки (ніби текст замальований чорним маркером). Або ж навпроти конкретизуючого виду інформації ставлять слова: засекречено, доступ обмежено, не отримано дозволу на розголошення тощо, наприклад:

…
Вид матеріалу: доступ до інформації обмежено
Період тестування: не отримано дозволу на розголошення
Імена виконавців дослідження: інформація не доступна третім особам
…

Загалом організації та установи надають такі довідки з обмеженою інформацією, тому що вони фіксують факт того, що довідку видано, тобто реакція на запит була. Це простіше, ніж писати лист із відмовами і роз’ясненнями причин і отримувати скарги, що не проводиться робота за зверненнями громадян.

Зверніть увагу!

Часом під час здійснення запиту про якусь інформацію фізична чи юридична особа повинна надати документи про те, що вона має право отримати цю інформацію. І це абсолютно нормально, адже ми живемо в часи жорсткої конкуренції, коли процвітає промисловий шпіонаж, а персональні дані можуть використати зловмисники. Тому ніхто не забороняє звернутися по довідку повторно, надавши при цьому всі необхідні підтверджувальні документи на отримання інформації.

Які реквізити повинен містити цей документ?

Склад обов’язкових реквізитів внутрішніх і зовнішніх довідок дещо відрізняється, тому варто розглянути кожен із них окремо. Та перед цим з’ясуємо, які довідки є внутрішніми, а які — зовнішніми.

Залежно від цільового призначення довідки поділяють на внутрішні та зовнішні. Внутрішні довідки мають здебільшого службовий характер, тоді як зовнішні бувають і службовими, і біографічними (особовими).

Довідки службового характеру бувають внутрішніми й зовнішніми

— Внутрішні довідки складають для подання керівництву юридичної особи чи на розгляд колегіального органу.

— Зовнішні довідки, що відображають основну (виробничу, наукову, навчальну — залежно від профілю) діяльність юридичної особи, складають для подання в іншу (переважно вищу за рівнем підпорядкування) юридичну особу, а також на запит контрольних, судових і правоохоронних органів.

Внутрішні довідки готують зазвичай у відповідь на запит керівництва юридичної особи та подають керівництву у визначений термін.

Внутрішню довідку складає один працівник або керівник структурного підрозділу, інша посадова особа чи комісія, до складу якої входить певна кількість посадових осіб.

1	Одна довідка — одне питання. Текст внутрішньої довідки має бути присвячений одному питанню службового характеру. Якщо необхідно подати інформацію з кількох не пов’язаних між собою питань, то щодо кожного з них складають окрему довідку.

Зовнішні довідки, як уже зазначалося, готують для подання у сторонню юридичну особу переважно в паперовій формі, якщо між цими юридичними особами немає письмової домовленості про взаємодію в електронній формі.

Так, наприклад, зовнішні довідки службового характеру надсилають до юридичної особи вищого рівня. А зовнішні довідки біографічного характеру видають працівникам на руки для подання до відповідних уповноважених органів та установ — місцевих органів соціального захисту населення, пенсійного фонду, податкової служби; посольства; банківської установи; житлово-експлуатаційної контори; навчального закладу тощо.

………………………………………………………………………………….

Реквізити внутрішньої довідки

Внутрішню довідку оформлюють на бланку структурного підрозділу (за наявності такого бланка) або на стандартних аркушах паперу формату А4 з відтворенням реквізитів, установлених ДСТУ 4163:2020:

найменування юридичної особи;
найменування структурного підрозділу;
назва виду документа (ДОВІДКА);
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
місце складення документа (у разі якщо воно не входить до найменування юридичної особи);
заголовок до тексту документа;
текст документа;
підпис(и) відповідної(-их) посадової(-их) особи (осіб);
відомості про виконавця документа (у разі якщо виконавцем є не керівник, а працівник структурного підрозділу).

………………………………………………………………………………….

Зовнішню довідку оформлюють на загальному бланку юридичної особи чи на чистих аркушах паперу формату А4 чи А5. Юридичної сили зовнішня довідка набуває лише за наявності таких реквізитів згідно з ДСТУ 4163:2020:

код юридичної особи (проставляють згідно з Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (далі — ЄДРПОУ);
код форми документа (за наявності такого коду та в разі потреби);
найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності);
найменування юридичної особи;
довідкові дані про юридичні особу (поштова адреса, номери телефонів, факсів, електронна адреса тощо);
назва виду документа (ДОВІДКА);
дата документа;
реєстраційний індекс документа;
місце складення документа (у разі якщо воно не входить до найменування юридичної особи);
адресат (вказують місце подання довідки);
текст документа;
підписи;
відбиток основної круглої печатки юридичної особи (за наявності);
відомості про виконавця документа (за потреби).

Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах паперу, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша документа обов’язково проставляють відбиток кутового штампа юридичної особи, на якому має бути відтворено найменування юридичної особи, код ЄДРПОУ та довідкові дані про неї. Крім того, у відбитку має бути зафіксовано місце для написання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися. Дату і реєстраційний індекс вписують у відбиток вручну.

Чи є особливості в оформленні реквізитів довідок?

Під час роботи з таким документом, як довідка, слід взяти до уваги такі моменти:

дату і реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання;
місце складення (місто, село, селище) не вказують лише на зовнішніх довідках, оформлених на бланку листа, що містить реквізит «Довідкові дані про юридичну особу», чи на яких проставлено відбиток штампа з відтворенням обов’язкових реквізитів юридичної особи;
заголовок до тексту довідки має стисло і точно відоб-ражати зміст тексту довідки та може містити відомості про дату й час, коли було зафіксовано наведені факти чи події;
текст довідки може складатися з двох частин — вступної та констатуючої — або лише з однієї констатуючої частини. Констатуюча частина може поділятися на пункти, містити таблиці. Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, здебільшого є доволі типовими, то для їх оформлення можна використовувати трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено місце;
внутрішню довідку підписує керівник структурного підрозділу або інша посадова особа, відповідальна за підготування цієї довідки. Зовнішні довідки службового та біографічного характеру завжди підписує керівник юридичної особи. Якщо зовнішня довідка містить відомості фінансового характеру, то, крім керівника юридичної особи, її підписує керівник фінансової служби (головний бухгалтер) юридичної особи;
на довідках біографічного характеру та довідках службового характеру, зміст яких стосується фінансових питань, підписи посадових осіб скріплюють печаткою юридичної особи (за наявності);
на зовнішніх довідках службового характеру за потреби можна оформити відмітку про виконавця із зазначенням номера його телефону.

Електронний документообіг і довідка: що треба знати?

У разі запровадження юридичною особою системи електронного документообігу (далі — СЕД) внутрішні довідки дозволяється створювати, реєструвати, підписувати і зберігати, а з часом й знищувати виключно в електронній формі.

У разі запровадження юридичною особою СЕД оформлення деяких реквізитів буде мати певні особливості. Так, наприклад, реєстраційний індекс документа буде проставлений СЕД автоматично у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи.

Особистий підпис посадової(-их) особи (осіб) в електронній довідці замінюють електронним підписом, що створюється відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII.

Чи треба реєструвати довідки?

Так. Довідки потрібно реєструвати, адже один із їх реквізитів — це реєстраційний індекс.

Внутрішні довідки реєструють окремо від зовнішніх. Реєстраційний індекс зовнішнім довідкам надають за журналом (картотекою, електронною базою даних) реєстрації вихідних документів, а внутрішнім — за відповідною формою реєстрації внутрішніх документів.

Вас може зацікавити стаття «Особливості оформлення внутрішніх службових документів за новим стандартом та чинними нормативно-правовими актами»