Протоколювання в управлінській діяльності юридичних осіб

  1. Які заходи, що відбуваються у процесі управлінської діяльності, підлягають обов’язковому протоколюванню
  2. Який нормативний документ установлює склад реквізитів протоколу

Протоколи нарад, зборів, засідань тощо, що створюються у процесі управлінської діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, інших юридичних осіб (далі — юридична особа), слід відрізняти від протоколів договірного типу (як-от: протокол розбіжностей, протокол взаємозаліків, протокол намірів), специфічних медичних протоколів (як-от: протокол надання невідкладної допомоги, протокол медичного догляду за здоровою новонародженою дитиною тощо), а також від протоколів судових, слідчих, адміністративних органів (як-от: протокол дорожньо-транспортної пригоди, протокол про адміністративне правопорушення тощо).

Управлінська діяльність — це вид професійної діяльності, спрямованої на ефективне управління і забезпечення функціонування кожної юридичної особи. Управлінська діяльність охоплює функції:

  • створення, реорганізації та припинення юридичної особи;
  • організації контролю;
  • прогнозування та планування;
  • фінансування, кредитування й оподаткування;
  • трудових відносин;
  • роботи з кадрами;
  • економічного, науково-технічного, військово-технічного, культурного і правового співробітництва з партнерами із Зарубіних країни;
  • матеріально-технічного забезпечення;
  • адміністративно-господарського обслуговування.

Процес фіксації інформації, яка забезпечує виконання зазначених вище функцій управління, полягає у створенні відповідних управлінських документів і називається документуванням управлінської діяльності.

У статті пропонуємо докладно ознайомитися з дуже важливим управлінським документом — протоколом і вимогами до його створення, що позначають терміном —протоколювання.

ВИДОВА КЛАСИФІКАЦІЯ ПРОТОКОЛІВ

Слід зазначити, що, відповідно до абз. 4 п. 3 гл. 1 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, інформаційно-аналітична документація, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення, є підкласом організаційно-розпорядчої документації, яка, своєю чергою, є класом управлінської документації. При цьому нагадаємо, що 01 вересня 2021 року набув чинності Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020), який встановлює вимоги до оформлення усіх видів організаційно-розпорядчих документів, зокрема й протоколів.

Протокол, створений у процесі управлінської діяльності юридичної особи, відображає процес та підсумок спільного прийняття рішень певним колегіальним, дорадчим або контрольним органом чи групою працівників юридичної особи.

Обов’язковому протоколюванню підлягають:

  • загальні збори, з’їзди, конференції вищого органу (трудового колективу, учасників, засновників, акціонерів, пайовиків) юридичної особи;
  • засідання колегіального виконавчого органу (правління, дирекції, ради директорів, ради орендарів, ученої ради, педагогічної ради тощо) юридичної особи;
  • засідання постійно діючих дорадчих органів (експертної комісії, нормативно-методичної комісії, науково-видавничої ради тощо);
  • засідання контрольних органів (наглядової ради, піклувальної ради, ревізійної комісії) юридичної особи;
  • оперативні наради, що їх проводить керівництво юридичної особи;
  • виробничі наради і засідання у структурних підрозділах юридичної особи;
  • з’їзди, конгреси, конференції, круглі столи, наради, семінари за участю представників сторонніх юридичних осіб, зокрема іноземних партнерів.

Під час засідання постійний секретар відповідного колегіального, контрольного чи іншого органу (комітету, ради чи комісії) або тимчасово призначена для проведення певної наради особа веде протокол.

Рішення про обрання певної форми протоколювання приймає голова засідання.

ОСНОВНІ ЕТАПИ ПІДГОТОВКИ ПРОТОКОЛУ

Під час засідання секретар складає лише чернетку протоколу (рукописно, стенографічно або за допомогою диктофона чи іншого звукозаписного приладу).

За своєю суттю протокол є конспектом засідання. На підставі зроблених у ньому записів порушені на засіданні питання можуть обговорюватися у подальшому на наступних засіданнях та нарадах. Безпосередньо з цього документа і з витягів із нього зможуть дістати цінну інформацію особи, що були відсутні на засіданні з поважних причин, а також відповідальні виконавці ухвалених на засіданні рішень, що їх не було попередньо запрошено на обговорення порядку денного.

Після засідання на підставі чорнових записів, а також документів (текстів доповідей, виступів, тезисів, довідок, проєктів рішень, порядку денного, списку запрошених тощо), поданих на засідання, готують проєкт протоколу. У встановлений строк (зазвичай від одного до п’яти днів) протокол уточнюють, звіряють згідно з рукописом чи фонозаписом, редагують і оформлюють.

Отже, після засідання секретареві потрібно:

  1. підготувати проєкт протоколу й погодити його з головуючим на засіданні;
  2. унести до проєкту протоколу відповідні правки на підставі зауважень головуючого на засіданні (у разі наявності таких зауважень), оформити остаточний варіант протоколу та підписати його;
  3. за потреби оформити певну кількість копій протоколу чи підготувати витяги з нього та розіслати їх учасникам засідання, а також тим працівникам, яких стосуються рішення й ухвали, прийняті на цьому засіданні;
  4. підшити у справу протокол разом із усіма документами (доповідями, доповідними та пояснювальними записками, аналітичними довідками, звітами, висновками тощо), які додаються до протоколу.

СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ПРОТОКОЛУ

Протокол може бути оформлений на загальному бланку юридичної особи, на спеціальному бланку протоколу (за наявності такого бланка), на бланку структурного підрозділу (у разі оформлення протоколу зборів структурного підрозділу) або на стандартних аркушах паперу формату А4 з відтворенням таких обов’язкових реквізитів, установлених ДСТУ 4163:2020:

  • найменування юридичної особи;
  • найменування структурного підрозділу юридичної особи (у разі оформлення протоколу, складеного в результаті проведення виробничої наради чи засідання окремого структурного підрозділу);
  • назва виду документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата документа;
  • реєстраційний індекс документа;
  • місце складення документа;
  • гриф обмеження доступу до документа (якщо протокол містить конфіденційну інформацію);
  • гриф затвердження документа (якщо протокол підлягає затвердженню);
  • заголовок до тексту документа;
  • текст документа;
  • підпис;
  • відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
  • відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації (за потреби).

Якщо засідання (нараду) проводив керівник структурного підрозділу, то в заголовку до тексту протоколу обов’язково вказують найменування цього підрозділу. У разі проведення спільного засідання зазначають найменування усіх відповідних структурних підрозділів, наприклад: «спільного засідання відділу документознавства і відділу архівознавства».

ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ

Оформлення протоколу має низку особливостей.

Датою протоколу є дата проведення засідання, а не дата остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначають дати першого і останнього днів цього заходу, наприклад:

Приклад 1

14 — 15.03.2022

28.02 — 01.03.2022

Реєстраційним індексом протоколу є порядковий номер засідання у межах календарного року. Таким чином, якщо засідання певного органу, комітету, ради чи комісії проводять, наприклад, щотижня, то за рік у середньому буде підготовлено 50 протоколів цього органу, які залежно від часу проведення засідань будуть мати реєстраційні індекси від № 1 до № 50. При цьому слід пам’ятати, що протоколи засідань різних колегіальних, контрольних чи інших органів, комітетів, рад, комісій реєструють і зберігають окремо. Це саме стосується і засідань, що проводяться у різних структурних підрозділах.

Місцем складення протоколу є безпосереднє місце (місто, село, селище), де було проведено засідання (збори, нараду), а не адреса, за якою зареєстровано юридичну особу.

Заголовок до тексту протоколу має відображати вид заходу — засідання, збори, нарада, з’їзд тощо, і найменування колегіального органу в родовому відмінку, та логічно поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «ПРОТОКОЛ засідання ради директорів», «ПРОТОКОЛ загальних зборів трудового колективу», «ПРОТОКОЛ оперативної наради у заступника генерального директора».

Текст протоколу засідання складається із вступної та основної частин.

У вступній частині зазначають власні імена й прізвища головусого, секретаря, присутніх постійних членів засідання і запрошених осіб, а також порядок денний:

Приклад 2

Голова — Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Секретар — Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Присутні: власні імена та ПРІЗВИЩА в алфавітному порядку

Порядок денний:

1. .................................................................................(доповідач — посада, Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ).

2. ................................................................................(доповідач — посада, Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ).

Після слова «Присутні» спочатку за алфавітом прізвищ записують усіх постійних членів, присутніх на засіданні, а потім — запрошених осіб із зазначенням, за потреби, їх місць роботи і посад. У протоколі розширеного засідання, де багато присутніх (понад 15 осіб), склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис: Список присутніх додається.

У порядку денному зазначають усі винесені на розгляд питання, а також власні імена та прізвища доповідачів, а в разі потреби — вказують їх посади. Питання розташовують у порядку їх важливості, складності й часу, передбаченого на обговорення. Найпростіші питання здебільшого зазначають останніми. До речі, останнє питання може мати коротку загальну назву: «Різне».

Кожне питання нумерують. Якщо ж на розгляд виносять багато питань, то дозволяється не вносити порядок денний у текст протоколу, а зробити посилання: Порядок денний засідання додається.

Основна частина протоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують за такою схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ):

Приклад 3

3. СЛУХАЛИ:

Зоя ЄФИМЕНКО —  ..........................................................................

ВИСТУПИЛИ:

Дмитро ЗАВАДСЬКИЙ — ..................................................................

Лідія ПАЛАМАРЧУК — .......................................................................

УХВАЛИЛИ:

3.1. ...................................................................................................

3.2. ...................................................................................................

Слова «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ») друкують великими літерами без відступу від лівого поля аркуша, після них ставлять двокрапку. Нижче слів «СЛУХАЛИ» й «ВИСТУПИЛИ» з абзацу зазначають власні імена і прізвища доповідачів, потім ставлять тире й викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Питання до доповідача і його відповіді протоколюють у порядку їх надходження. Якщо текст або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища роблять запис: Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається.

З кожного питання порядку денного приймають рішення, яке фіксують нижче слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ») з абзацу. Рішення, що містять декілька питань, поділяють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті має бути конкретно визначено: кому доручається, що саме та в який термін виконати.

Стиль протокольних рішень — розпорядчий, лаконічний, без неоднозначних трактувань (додаток).

За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні (зборах, нараді) і хід обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, їх нумерують арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2, ... Додаток 6), а у відповідних розділах протоколу роблять посилання на ці додатки. Реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту протоколу не оформлюють.

Протокол підписують постійний голова засідання (або головуючий на зборах чи оперативній нараді) та секретар.

Зазвичай протоколи засідань не підлягають затвердженню. Утім, якщо головуючим на засіданні є не керівник юридичної особи, а один із його заступників або інша посадова особа, наприклад, головний інженер, обраний головою тимчасово діючої робочої групи, то керівник юридичної особи може залишити за собою право затверджувати протокол такого засідання. У такому разі в протоколі оформлюють гриф затвердження.

Рішення, прийняті на засіданні, доводять до виконавців шляхом видання окремих розпорядчих документів — наказів, розпоряджень, доручень. В іншому разі оформляють витяг із протоколу.

ДЖЕРЕЛА, ВИКОРИСТАНІ В СТАТТІ

Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18 червня 2015 року № 1000/5

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020), затверджений наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» «Про прийняття та скасування національних стандартів» від 01 липня 2020 року № 144